Sau khi bàn giao website doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để vận hành hiệu quả?

Sau khi hoàn tất quá trình thiết kế và bàn giao, website doanh nghiệp bước sang giai đoạn vận hành thực tế. Lúc này, doanh nghiệp không chỉ cần có một website hoàn chỉnh mà còn cần xác định cách quản lý, cập nhật nội dung, theo dõi hoạt động và phối hợp giữa các bộ phận liên quan.

Khác với giai đoạn thiết kế website tập trung vào cấu trúc, giao diện và các yêu cầu triển khai ban đầu, giai đoạn sau bàn giao tập trung vào việc tổ chức vận hành để website luôn phản ánh đúng thông tin doanh nghiệp và phục vụ các mục tiêu sử dụng đã đặt ra.

Để quá trình chuyển giao thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị rõ người phụ trách, quyền quản trị, quy trình cập nhật và kế hoạch phát triển nội dung phù hợp với nguồn lực hiện có.

1. Xác định ai chịu trách nhiệm quản lý website

Một trong những việc cần thống nhất sau khi nhận bàn giao là xác định người phụ trách quản lý website. Người này có thể thuộc bộ phận marketing, truyền thông, kinh doanh hoặc một vị trí khác tùy theo cách tổ chức của từng doanh nghiệp.

Người phụ trách website có thể đảm nhận vai trò:

• Tiếp nhận và kiểm soát các yêu cầu cập nhật thông tin.
• Phối hợp với các bộ phận cung cấp nội dung mới.
• Theo dõi những vấn đề cần điều chỉnh trong quá trình sử dụng.
• Là đầu mối trao đổi với đơn vị thiết kế, quản trị hoặc marketing khi cần hỗ trợ.

Bên cạnh việc có một đầu mối chính, doanh nghiệp nên thống nhất ai được quyền chỉnh sửa, ai có quyền duyệt nội dung và ai chịu trách nhiệm cung cấp thông tin. Cách phân công này giúp việc vận hành website rõ ràng hơn, đặc biệt khi có nhiều phòng ban cùng tham gia.

2. Sau khi bàn giao website cần kiểm tra những gì?

Sau khi nhận bàn giao, doanh nghiệp có thể thực hiện một vòng rà soát tổng thể để nắm rõ tình trạng website trước khi đưa vào sử dụng thường xuyên. Đây là checklist tham khảo, doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo mục tiêu và phạm vi website của mình.

Kiểm tra quyền quản trị và tài khoản sử dụng

Doanh nghiệp nên xem xét:

• Đã nhận đầy đủ thông tin truy cập quản trị website hay chưa.
• Các tài khoản đã được phân quyền phù hợp với vai trò sử dụng hay chưa.
• Người phụ trách đã biết cách cập nhật những nội dung cần thiết hay chưa.
• Có thông tin liên hệ hỗ trợ khi cần xử lý vấn đề phát sinh hay chưa.

Việc hiểu rõ quyền quản trị giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình cập nhật và phối hợp vận hành.

Rà soát nội dung quan trọng trên website

Một số nội dung nên được kiểm tra sau bàn giao gồm:

• Thông tin giới thiệu doanh nghiệp.
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ.
• Hình ảnh, tài liệu giới thiệu.
• Thông tin liên hệ.
• Các trang quan trọng theo mục tiêu sử dụng của website.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nội dung cho website mới hoặc cần hệ thống lại tài liệu trước khi cập nhật, có thể tham khảo hướng dẫn về chuẩn bị nội dung website doanh nghiệp.

Kiểm tra các điểm tương tác cơ bản

Doanh nghiệp có thể kiểm tra các chức năng thường được sử dụng như:

• Biểu mẫu liên hệ có gửi thông tin đúng hay không.
• Nút gọi điện, nhắn tin hoặc các liên kết liên quan có hoạt động hay không.
• Các trang quan trọng có truy cập bình thường hay không.
• Có xuất hiện lỗi hiển thị như trang không tồn tại hoặc liên kết bị lỗi hay không.

Những bước rà soát này giúp doanh nghiệp phát hiện các điểm cần điều chỉnh trước khi website được sử dụng rộng rãi.

Xác định cách theo dõi hoạt động website

Tùy theo mục tiêu quản lý, doanh nghiệp có thể xác định phương thức theo dõi phù hợp, chẳng hạn:

• Ai là người được quyền xem dữ liệu theo dõi website.
• Doanh nghiệp cần quan sát những thông tin nào trong quá trình vận hành.
• Cách ghi nhận các nội dung cần cải thiện hoặc cập nhật.

Cách theo dõi nên phù hợp với nhu cầu thực tế thay vì áp dụng một quy trình giống nhau cho mọi doanh nghiệp.

3. Xây dựng kế hoạch vận hành website trong giai đoạn sau bàn giao

Sau khi website đi vào sử dụng, doanh nghiệp nên có kế hoạch phối hợp giữa các bộ phận thay vì chỉ xem website là một hạng mục đã hoàn thành.

Một cách tiếp cận có thể tham khảo là chia việc vận hành thành các giai đoạn:

Giai đoạn đầu: Làm quen và ổn định quy trình

Doanh nghiệp có thể tập trung vào:

• Xác định người cập nhật và người duyệt nội dung.
• Kiểm tra các thông tin quan trọng.
• Ghi nhận những điểm cần điều chỉnh sau khi sử dụng thực tế.

Giai đoạn tiếp theo: Duy trì nội dung và phối hợp nội bộ

Khi website đã ổn định hơn, doanh nghiệp có thể xây dựng cách phối hợp giữa các phòng ban:

• Bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ mới.
• Bộ phận marketing xây dựng kế hoạch nội dung phù hợp.
• Người quản lý website kiểm soát việc cập nhật trước khi đăng tải.

Cách tổ chức này giúp website được vận hành theo nhu cầu kinh doanh thay vì chỉ cập nhật khi có vấn đề phát sinh.

4. Chuẩn bị kế hoạch cập nhật nội dung website

Website doanh nghiệp cần phản ánh những thông tin phù hợp với hoạt động hiện tại. Vì vậy, sau bàn giao, doanh nghiệp nên xác định nhóm nội dung cần theo dõi và cập nhật.

Một số nội dung có thể được đưa vào kế hoạch gồm:

• Thông tin dịch vụ hoặc sản phẩm mới.
• Nội dung giới thiệu doanh nghiệp.
• Bài viết chia sẻ kiến thức, tin tức hoặc hoạt động doanh nghiệp.
• Hình ảnh, tài liệu giới thiệu mới.

Nếu doanh nghiệp đang phát triển thêm cấu trúc website, việc sắp xếp nhóm trang hợp lý cũng là một phần cần quan tâm. Có thể tham khảo thêm về website doanh nghiệp cần những trang nào để có thêm góc nhìn khi xây dựng nội dung.

5. Rà soát cấu trúc và thông tin khi website phát triển thêm

Website thường có thể tiếp tục được mở rộng sau thời điểm bàn giao, chẳng hạn khi doanh nghiệp bổ sung dịch vụ, thêm nội dung hoặc thay đổi định hướng truyền thông.

Khi có kế hoạch phát triển thêm, doanh nghiệp nên xem xét:

• Nội dung mới sẽ được đặt ở nhóm trang nào.
• Các trang hiện có có còn phù hợp hay không.
• Thông tin giữa các khu vực trên website có thống nhất hay không.
• Người phụ trách nào sẽ kiểm soát các thay đổi.

Việc duy trì cấu trúc rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ quản lý website trong quá trình mở rộng. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về sitemap website doanh nghiệp để hiểu cách tổ chức nhóm trang trước khi phát triển thêm nội dung.

6. Phối hợp website với hoạt động marketing và nội dung

Sau bàn giao, website có thể được kết hợp với các hoạt động marketing tùy theo mục tiêu của doanh nghiệp. Điều quan trọng là xác định rõ website đang phục vụ mục tiêu nào và bộ phận nào chịu trách nhiệm duy trì hoạt động đó.

Một số hoạt động doanh nghiệp có thể xem xét:

• Lập kế hoạch nội dung theo từng giai đoạn.
• Cập nhật thông tin phù hợp với hoạt động kinh doanh.
• Phối hợp giữa marketing, kinh doanh và người quản lý website.
• Đánh giá những nội dung cần bổ sung dựa trên nhu cầu thực tế.

FarmWeb247 hiện công bố các nhóm dịch vụ liên quan gồm thiết kế website doanh nghiệp, thiết kế landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung, nhận diện thương hiệu và phòng marketing thuê ngoài. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu triển khai thực tế.

Checklist vận hành website doanh nghiệp sau khi bàn giao

Doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách sau khi chuẩn bị vận hành website:

• Đã xác định người chịu trách nhiệm quản lý website.
• Đã thống nhất quyền truy cập và vai trò của từng người.
• Đã kiểm tra các nội dung quan trọng trên website.
• Đã rà soát các điểm tương tác như biểu mẫu liên hệ, nút gọi hoặc liên kết chính.
• Đã xác định cách cập nhật nội dung trong quá trình sử dụng.
• Đã có kế hoạch phối hợp giữa các bộ phận liên quan.
• Đã xác định cách theo dõi và ghi nhận các vấn đề cần cải thiện.

Kết luận

Vận hành website doanh nghiệp sau khi bàn giao không chỉ là việc đăng nhập để chỉnh sửa nội dung, mà cần có sự phân công rõ ràng giữa người quản lý, bộ phận cung cấp thông tin và các bên liên quan.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ những bước cơ bản: xác định người phụ trách, kiểm tra quyền quản trị, rà soát thông tin quan trọng và xây dựng kế hoạch cập nhật phù hợp với mục tiêu sử dụng website.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhận bàn giao website mới hoặc cần rà soát cách quản lý website hiện có, FarmWeb247 có thể hỗ trợ rà soát nhu cầu quản trị và phát triển nội dung để đề xuất phương án phù hợp với phạm vi triển khai của doanh nghiệp.