Website doanh nghiệp nên chuẩn bị quy trình duyệt nội dung trước khi triển khai như thế nào?

Khi chuẩn bị làm website doanh nghiệp, nhiều đơn vị tập trung vào giao diện, tính năng hoặc công nghệ nhưng chưa thống nhất cách đưa nội dung vào dự án. Điều này có thể khiến quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và đơn vị thiết kế mất nhiều vòng chỉnh sửa vì chưa rõ ai cung cấp thông tin, ai có quyền duyệt và đâu là phiên bản cuối cùng.

Một quy trình duyệt nội dung website rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong giai đoạn triển khai. Thay vì để nội dung phát sinh rời rạc, doanh nghiệp có thể chuẩn bị đầu vào theo vai trò, luồng xử lý và tiêu chí thống nhất ngay từ đầu.

Vì sao thiếu người phụ trách nội dung có thể làm dự án website chậm hơn?

Website là tài sản cần sự phối hợp từ nhiều nhóm trong doanh nghiệp. Nội dung giới thiệu, thông tin dịch vụ, hình ảnh thương hiệu hay các thay đổi quan trọng thường liên quan đến nhiều người khác nhau.

Nếu không có người phụ trách chính, một số vấn đề thường gặp trong quá trình triển khai gồm:

• Không xác định được ai là người cung cấp thông tin chính thức cho từng trang.
• Nhiều ý kiến chỉnh sửa được gửi cùng lúc nhưng chưa có người tổng hợp và quyết định phiên bản cuối.
• Hình ảnh, thông tin dịch vụ hoặc nội dung giới thiệu có thể chưa thống nhất giữa các bộ phận.
• Đơn vị thiết kế khó xác định yêu cầu nào đã được duyệt để tiếp tục triển khai.

Vì vậy, trước khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp nên xác định một đầu mối phối hợp xuyên suốt. Người này không nhất thiết phải tự viết toàn bộ nội dung, nhưng cần có trách nhiệm kết nối các bên, tổng hợp phản hồi và xác nhận nội dung trước khi đưa lên website.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm các nội dung chuẩn bị ban đầu như câu hỏi nội bộ trước khi làm website mới để xác định rõ mục tiêu và yêu cầu trước khi làm việc với đơn vị thiết kế.

Cách phân vai đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Với SME, quy trình không cần quá phức tạp. Điều quan trọng là mỗi nhóm việc có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Một cách phân vai đơn giản có thể gồm:

Người cung cấp nội dung

Người cung cấp nội dung thường là người hiểu rõ nhất về sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vai trò này có thể phụ trách:

• Cung cấp thông tin về doanh nghiệp.
• Mô tả sản phẩm, dịch vụ, quy trình làm việc.
• Cung cấp tài liệu giới thiệu, hình ảnh, logo hoặc thông tin thương hiệu.
• Giải thích các điểm cần làm rõ để đơn vị thiết kế hiểu đúng.

Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể cung cấp thông tin về dịch vụ đang cung cấp; bộ phận vận hành có thể hỗ trợ các thông tin về quy trình hoặc chính sách nội bộ.

Người duyệt nội dung cuối cùng

Doanh nghiệp cần chỉ định người có quyền xác nhận phiên bản cuối cùng trước khi đăng tải.

Người này nên là người có khả năng đưa ra quyết định về:

• Thông tin giới thiệu doanh nghiệp.
• Hình ảnh sử dụng trên website.
• Nội dung mô tả dịch vụ.
• Các thay đổi quan trọng trong quá trình triển khai.

Việc phân biệt rõ người cung cấp và người duyệt giúp tránh tình trạng nhiều người cùng chỉnh sửa nhưng không có quyết định cuối cùng.

Người phối hợp với đơn vị thiết kế

Một đầu mối dự án có thể giúp trao đổi yêu cầu, tập hợp phản hồi và theo dõi các hạng mục cần hoàn thiện.

FarmWeb247 công bố quy trình thiết kế website gồm các bước tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, xây dựng demo, chỉnh sửa, kiểm thử, triển khai và hỗ trợ. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầu mối phối hợp để việc trao đổi ở từng giai đoạn được rõ ràng hơn.

Luồng duyệt nội dung trước khi đưa lên website

Một quy trình duyệt nội dung website có thể tổ chức theo các bước sau:

Bước 1: Xác định danh sách nội dung cần chuẩn bị

Trước khi thiết kế, doanh nghiệp nên thống nhất những nội dung cần xuất hiện trên website như:

• Giới thiệu doanh nghiệp.
• Thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Hình ảnh sử dụng trên từng trang.
• Thông tin liên hệ.
• Các nội dung hỗ trợ khách hàng nếu có.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn về Cấu trúc và nội dung website để hình dung cách sắp xếp nội dung theo từng nhóm trang.

Bước 2: Phân công người chuẩn bị từng nhóm nội dung

Mỗi phần nội dung nên có người chịu trách nhiệm cung cấp hoặc xác nhận. Việc này giúp đơn vị thiết kế biết cần trao đổi với ai khi có câu hỏi.

Doanh nghiệp có thể lập bảng theo dõi đơn giản gồm:

• Hạng mục nội dung.
• Người cung cấp.
• Người duyệt.
• Trạng thái hoàn thành.
• Ghi chú chỉnh sửa.

Bước 3: Kiểm tra nội dung trước khi đưa vào thiết kế

Trước khi triển khai giao diện, doanh nghiệp nên rà soát:

• Nội dung có đúng với hoạt động kinh doanh hiện tại không.
• Hình ảnh có phù hợp với thương hiệu không.
• Thông tin dịch vụ có đầy đủ và nhất quán không.
• Các thông tin cần cập nhật đã được xác nhận chưa.

Việc chuẩn bị hình ảnh cũng nên được thực hiện sớm để hạn chế thay đổi bố cục về sau. Doanh nghiệp có thể xem thêm bài viết Chuẩn bị hình ảnh nội dung website trước khi thiết kế để có thêm góc nhìn về bước chuẩn bị này.

Bước 4: Xác nhận phiên bản cuối cùng

Trước khi nội dung được đưa lên website, doanh nghiệp cần có bước xác nhận cuối cùng từ người được phân công.

Một phiên bản đã duyệt nên được xem là nguồn tham chiếu chung để các bên tiếp tục triển khai, tránh việc thay đổi liên tục từ nhiều đầu mối khác nhau.

Những câu hỏi cần thống nhất với đơn vị thiết kế website

Trước khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp nên trao đổi rõ với đơn vị thiết kế về cách phối hợp nội dung, chẳng hạn:

• Ai là đầu mối liên hệ chính trong quá trình triển khai?
• Doanh nghiệp cần cung cấp những nhóm nội dung nào?
• Nội dung nào do doanh nghiệp chuẩn bị và nội dung nào cần trao đổi thêm?
• Quy trình gửi phản hồi và xác nhận chỉnh sửa được thực hiện như thế nào?
• Ai là người xác nhận nội dung, hình ảnh và thay đổi cuối cùng?
• Các nội dung nào cần ưu tiên hoàn thiện trước để phục vụ việc thiết kế?

Việc thống nhất các câu hỏi này giúp hai bên có cùng cách hiểu về phạm vi công việc và trách nhiệm trong từng giai đoạn.

Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn tìm hiểu yêu cầu trước khi làm web, có thể tham khảo thêm câu hỏi trước khi thiết kế website để chuẩn bị thông tin cần thiết trước khi trao đổi với đơn vị triển khai.

Kết luận

Một website doanh nghiệp không chỉ cần giao diện phù hợp mà còn cần quy trình phối hợp nội dung rõ ràng ngay từ đầu. Khi doanh nghiệp xác định được người cung cấp thông tin, người duyệt cuối cùng và luồng xử lý nội dung, quá trình làm việc với đơn vị thiết kế sẽ dễ kiểm soát hơn.

FarmWeb247 cung cấp dịch vụ tư vấn và thiết kế website doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể liên hệ để cùng rà soát cách tổ chức đầu vào dự án website trước khi triển khai.