Cách viết brief thiết kế website doanh nghiệp để nhận tư vấn chính xác hơn

Một dự án website doanh nghiệp thường bắt đầu từ một câu hỏi đơn giản: “Doanh nghiệp cần một website như thế nào?”. Tuy nhiên, nếu chỉ mô tả mong muốn chung như “làm website đẹp”, “website chuyên nghiệp” hoặc “giống một trang nào đó”, đội ngũ triển khai có thể khó hiểu đúng mục tiêu kinh doanh, nhóm khách hàng hướng đến và phạm vi cần thực hiện.

Một brief thiết kế website rõ ràng giúp doanh nghiệp hệ thống lại nhu cầu trước khi trao đổi với đơn vị thiết kế. Đây cũng là cơ sở để hai bên thảo luận về mục tiêu, nội dung, chức năng và định hướng vận hành website phù hợp hơn.

Vì sao brief thiết kế website quan trọng?

Brief website không chỉ là danh sách yêu cầu gửi cho đơn vị thiết kế. Đây là tài liệu giúp doanh nghiệp nhìn lại chính mình trước khi bắt đầu một dự án số.

Một brief tốt có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Làm rõ website được tạo ra để phục vụ mục tiêu nào.
• Xác định thông tin cần chuẩn bị trước khi thiết kế.
• Giúp đơn vị triển khai hiểu rõ hơn về lĩnh vực kinh doanh, khách hàng và định hướng thương hiệu.
• Hạn chế tình trạng phải thay đổi quá nhiều do thiếu thông tin ban đầu.

Với website doanh nghiệp, việc chuẩn bị nội dung, cấu trúc trang và mục tiêu sử dụng ngay từ đầu có vai trò quan trọng. Website có thể phục vụ nhiều mục đích như giới thiệu doanh nghiệp, cung cấp thông tin dịch vụ, hỗ trợ bán hàng hoặc kết hợp với các hoạt động marketing khác.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm nội dung chuẩn bị trước khi thiết kế website để có thêm cơ sở rà soát các đầu việc trước khi trao đổi với đơn vị triển khai.

Brief website gồm những thông tin nào?

Một brief thiết kế website thường cần bao gồm các nhóm thông tin chính dưới đây.

1. Thông tin về doanh nghiệp

Phần đầu tiên giúp đơn vị thiết kế hiểu bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu.
• Lĩnh vực kinh doanh.
• Sản phẩm, dịch vụ chính.
• Điểm khác biệt trong cách doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc phục vụ khách hàng.
• Thông tin giới thiệu doanh nghiệp đã có sẵn.

Ví dụ, một doanh nghiệp bán sản phẩm trực tuyến có thể cần website tập trung vào danh mục sản phẩm, thông tin mua hàng và các yếu tố hỗ trợ bán hàng. Trong khi đó, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thể cần ưu tiên nội dung giới thiệu năng lực, dự án hoặc giải pháp.

2. Khách hàng mục tiêu

Website cần được xây dựng dựa trên người sử dụng cuối cùng, không chỉ dựa trên mong muốn của doanh nghiệp.

Trong brief, doanh nghiệp nên mô tả:

• Khách hàng chính là ai.
• Họ đang quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ nào.
• Những thông tin họ thường cần trước khi liên hệ hoặc mua hàng.
• Các vấn đề doanh nghiệp muốn website hỗ trợ giải đáp.

Việc xác định khách hàng mục tiêu giúp định hướng cách trình bày nội dung, cấu trúc trang và trải nghiệm sử dụng website.

3. Mục tiêu của website

Một trong những phần quan trọng nhất của brief là trả lời câu hỏi: “Website được tạo ra để làm gì?”.

Doanh nghiệp nên mô tả mục tiêu cụ thể, chẳng hạn:

• Giới thiệu thương hiệu và doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ.
• Hỗ trợ hoạt động bán hàng.
• Tạo kênh cung cấp thông tin cho khách hàng.
• Làm nền tảng cho các hoạt động marketing khác.

Mục tiêu càng rõ, quá trình trao đổi về giao diện, nội dung và chức năng càng dễ đi đúng hướng.

4. Chức năng mong muốn

Doanh nghiệp nên liệt kê những tính năng cần thiết thay vì chỉ mô tả chung về website.

Một số nhóm chức năng có thể cần xem xét:

• Trang giới thiệu doanh nghiệp.
• Trang sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Trang dự án, bài viết hoặc tin tức.
• Biểu mẫu liên hệ.
• Công cụ hỗ trợ đặt hàng hoặc các tính năng phục vụ bán hàng nếu phù hợp với mô hình kinh doanh.

Danh sách chức năng trong brief nên dựa trên nhu cầu thực tế. Không phải website nào cũng cần nhiều tính năng; điều quan trọng là chức năng phải phù hợp với mục tiêu sử dụng.

5. Nội dung website

Nội dung là phần doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm trong quá trình làm website.

Brief có thể ghi rõ:

• Nội dung nào doanh nghiệp đã có.
• Nội dung nào cần viết mới.
• Hình ảnh, video, tài liệu giới thiệu hiện có.
• Các thông tin sản phẩm, dịch vụ cần đưa lên website.

Việc chuẩn bị nội dung trước giúp quá trình thiết kế có cơ sở rõ ràng hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin được hiển thị trên website.

6. Phong cách thiết kế mong muốn

Doanh nghiệp có thể mô tả cảm nhận mong muốn về hình ảnh website:

• Hiện đại, tối giản hay nhiều thông tin.
• Tập trung vào hình ảnh thương hiệu hay sản phẩm.
• Màu sắc, phong cách trình bày phù hợp với nhận diện hiện có.

Nếu doanh nghiệp đã có logo, bộ nhận diện hoặc tài liệu thương hiệu, nên cung cấp để đơn vị thiết kế có thêm cơ sở tham khảo.

7. Đối thủ hoặc website tham khảo

Việc cung cấp website tham khảo giúp đội ngũ triển khai hiểu thêm về mong muốn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể ghi:

• Website tham khảo.
• Điểm muốn học hỏi.
• Điểm chưa phù hợp cần tránh.

Tuy nhiên, website tham khảo chỉ nên được xem là nguồn định hướng. Mỗi doanh nghiệp có mục tiêu, khách hàng và cách vận hành khác nhau nên cần lựa chọn giải pháp phù hợp với thực tế.

8. Yêu cầu kỹ thuật

Nếu doanh nghiệp đã có yêu cầu kỹ thuật, nên đưa vào brief ngay từ đầu.

Một số nội dung có thể trao đổi:

• Nền tảng hoặc hệ thống đang sử dụng.
• Yêu cầu liên quan đến quản trị website.
• Khả năng cập nhật nội dung sau khi bàn giao.
• Các yêu cầu tích hợp nếu có.

Nếu chưa có nền tảng kỹ thuật cụ thể, doanh nghiệp có thể mô tả nhu cầu sử dụng để đơn vị tư vấn đề xuất phương án phù hợp.

Những lỗi thường khiến brief website thiếu thông tin

Một số brief chưa đầy đủ thường xuất phát từ việc doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào phần giao diện mà chưa xác định rõ mục tiêu.

Các lỗi phổ biến gồm:

Chỉ mô tả mong muốn chung

Các yêu cầu như “website đẹp”, “website hiện đại” hoặc “giống đối thủ” chưa đủ để xác định hướng triển khai.

Doanh nghiệp nên bổ sung mục tiêu, khách hàng, nội dung cần truyền tải và chức năng mong muốn.

Chưa xác định website phục vụ ai

Nếu không rõ nhóm khách hàng mục tiêu, việc lựa chọn cách trình bày nội dung và cấu trúc website sẽ khó có định hướng rõ ràng.

Thiếu nội dung đầu vào

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu thiết kế trước khi chuẩn bị thông tin sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh hoặc tài liệu giới thiệu. Điều này có thể khiến quá trình triển khai cần trao đổi bổ sung nhiều lần.

Liệt kê quá nhiều chức năng nhưng chưa xác định nhu cầu

Một danh sách tính năng dài chưa chắc tạo ra một website phù hợp. Mỗi chức năng nên gắn với mục tiêu sử dụng cụ thể.

Cách đánh giá brief thiết kế website đã đủ chưa?

Trước khi gửi brief cho đơn vị thiết kế, doanh nghiệp có thể tự kiểm tra bằng các câu hỏi sau:

• Đã giải thích rõ doanh nghiệp đang kinh doanh lĩnh vực gì chưa?
• Đã xác định khách hàng chính của website chưa?
• Đã biết website cần hỗ trợ mục tiêu nào chưa?
• Đã liệt kê các trang và chức năng quan trọng chưa?
• Đã chuẩn bị nội dung, hình ảnh hoặc tài liệu liên quan chưa?
• Đã mô tả phong cách thiết kế mong muốn chưa?
• Đã ghi chú các yêu cầu kỹ thuật cần trao đổi chưa?

Một brief được xem là hữu ích khi giúp đơn vị triển khai hiểu được bối cảnh, nhu cầu và phạm vi dự án để có cuộc trao đổi hiệu quả hơn.

Chuẩn bị brief tốt trước khi bắt đầu dự án website

Một website doanh nghiệp không chỉ là phần giao diện, mà còn liên quan đến mục tiêu sử dụng, nội dung, khả năng quản trị và định hướng phát triển lâu dài. Vì vậy, chuẩn bị brief thiết kế website kỹ lưỡng là bước quan trọng để doanh nghiệp và đơn vị triển khai có cùng cách hiểu về dự án.

FarmWeb247 cung cấp các dịch vụ liên quan đến thiết kế website doanh nghiệp, thiết kế landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung cùng các giải pháp marketing khác theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể liên hệ FarmWeb247 để cùng rà soát yêu cầu dự án, xác định phạm vi cần triển khai và trao đổi phương án phù hợp với nhu cầu thực tế.