Checklist chuẩn bị tài liệu thương hiệu trước khi thuê thiết kế website doanh nghiệp

Trước khi thuê thiết kế website doanh nghiệp, việc chuẩn bị tài liệu thương hiệu giúp đội ngũ thiết kế hiểu đúng về doanh nghiệp, định hướng giao diện và xây dựng nội dung nhất quán hơn. Website không chỉ cần có bố cục đẹp mà còn cần kế thừa cách doanh nghiệp muốn được nhận diện: từ logo, màu sắc, thông điệp đến cách giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.

Một bộ tài liệu thương hiệu được chuẩn hóa sẽ giúp doanh nghiệp trao đổi rõ ràng hơn trong quá trình làm website, đồng thời hạn chế tình trạng phải thay đổi nhiều lần do thiếu thông tin ban đầu.

Website cần kế thừa thương hiệu như thế nào?

Website cần thể hiện đúng nhận diện, thông điệp và hình ảnh mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. Các yếu tố thương hiệu nên được xem là nền tảng để định hướng giao diện, nội dung và trải nghiệm trên website.

Khi chuẩn bị làm website, doanh nghiệp nên xác định trước:

• Website cần đại diện cho điều gì: Website giới thiệu doanh nghiệp, bán hàng, cung cấp thông tin dịch vụ hay hỗ trợ một mục tiêu kinh doanh cụ thể.
• Phong cách thương hiệu mong muốn: Ví dụ như chuyên nghiệp, gần gũi, hiện đại hoặc tập trung vào tính chuyên môn.
• Nhóm thông tin cần ưu tiên: Những sản phẩm, dịch vụ, năng lực hoặc điểm nổi bật nào cần được khách hàng nhìn thấy rõ.
• Cách doanh nghiệp muốn giao tiếp với khách hàng: Ngôn ngữ, giọng điệu và cách trình bày thông tin cần đồng nhất với thương hiệu.

FarmWeb247 hiện cung cấp các dịch vụ liên quan đến thiết kế website chuyên nghiệp, landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung, nhận diện thương hiệu và phòng marketing thuê ngoài. Trong quá trình tư vấn thiết kế website, doanh nghiệp có thể rà soát mục tiêu, tài liệu và định hướng thể hiện thương hiệu trước khi triển khai.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị cả hình ảnh và nội dung cho website, có thể tham khảo thêm hướng dẫn về chuẩn bị hình ảnh nội dung website để có danh sách tài liệu phù hợp hơn.

Danh sách tài liệu thương hiệu cần chuẩn bị trước khi làm website

Doanh nghiệp nên gom các tài liệu thương hiệu hiện có thành một bộ tài liệu thống nhất để đội ngũ thiết kế có cơ sở triển khai.

Nhóm tài liệu	Nội dung cần chuẩn bị	Lưu ý
Logo và nhận diện cơ bản	File logo hiện có, phiên bản sử dụng trên nền sáng/tối nếu có	Nên ưu tiên file chất lượng cao để sử dụng trên website
Màu sắc thương hiệu	Màu chủ đạo, màu phụ, các quy định sử dụng màu nếu doanh nghiệp đã có	Cần thống nhất cách dùng màu trên các khu vực quan trọng của website
Hình ảnh thương hiệu	Hình ảnh doanh nghiệp, sản phẩm, đội ngũ, không gian làm việc hoặc hình ảnh liên quan	Nên phân loại theo mục đích sử dụng
Thông điệp thương hiệu	Giới thiệu ngắn, định vị, thông điệp chính, cách mô tả sản phẩm/dịch vụ	Tránh sử dụng nhiều phiên bản giới thiệu khác nhau
Hồ sơ doanh nghiệp	Lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, năng lực, thông tin liên hệ	Chọn lọc thông tin phù hợp với mục tiêu website
Tài liệu năng lực	Profile doanh nghiệp, danh sách dịch vụ, dự án hoặc tài liệu giới thiệu đang sử dụng	Cần rà soát lại tính chính xác trước khi đưa lên website

Ngoài tài liệu thương hiệu, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị các nội dung nền tảng cho từng trang website như giới thiệu doanh nghiệp, dịch vụ, sản phẩm, câu hỏi thường gặp và thông tin liên hệ. Có thể xem thêm bài viết chuẩn bị nội dung website doanh nghiệp để tham khảo danh sách nội dung cần tập hợp.

Cách xử lý khi tài liệu thương hiệu chưa đồng nhất

Khi doanh nghiệp đã hoạt động một thời gian nhưng chưa có bộ nhận diện hoặc tài liệu thống nhất, bước đầu tiên là rà soát những gì đang được sử dụng thực tế.

Có thể xử lý theo quy trình sau:

1. Tập hợp toàn bộ tài liệu đang có

Bao gồm:

• Logo trên các kênh đang sử dụng.
• Hình ảnh truyền thông hiện tại.
• Hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp.
• Nội dung mô tả sản phẩm, dịch vụ.
• Các tài liệu bán hàng hoặc tài liệu gửi khách hàng.

Mục tiêu của bước này là xác định đâu là tài liệu chính thức và đâu là nội dung cần cập nhật.

2. Xác định phiên bản thông tin được sử dụng trên website

Doanh nghiệp nên thống nhất trước:

• Tên thương hiệu hiển thị.
• Cách giới thiệu doanh nghiệp.
• Danh sách sản phẩm, dịch vụ cần ưu tiên.
• Hình ảnh đại diện cho thương hiệu.
• Thông tin liên hệ sẽ xuất hiện trên website.

3. Bổ sung phần còn thiếu trước khi thiết kế

Nếu chưa có một số tài liệu như hồ sơ năng lực, hình ảnh chuyên nghiệp hoặc thông điệp thương hiệu, doanh nghiệp có thể lập danh sách cần hoàn thiện trước khi bàn giao cho đội thiết kế.

Việc chuẩn bị này giúp quá trình thiết kế có cơ sở rõ ràng hơn thay vì phải quyết định từng yếu tố thương hiệu trong lúc triển khai.

Checklist bàn giao tài liệu thương hiệu cho đội thiết kế website

Trước khi bắt đầu dự án website, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại các nhóm tài liệu sau:

Checklist nhận diện thương hiệu

• Logo và các file liên quan đã được tập hợp.
• Màu sắc thương hiệu đã được thống nhất.
• Phong cách hình ảnh mong muốn đã được xác định.
• Các tài liệu nhận diện hiện có đã được rà soát.

Checklist thông tin doanh nghiệp

• Giới thiệu doanh nghiệp đã được cập nhật.
• Danh sách sản phẩm/dịch vụ cần hiển thị đã rõ ràng.
• Thông tin liên hệ chính xác.
• Tài liệu năng lực hoặc hồ sơ giới thiệu đã được chọn lọc.

Checklist phối hợp với đội thiết kế

• Xác định người phụ trách trao đổi và phản hồi trong quá trình triển khai.
• Chuẩn bị các tài liệu cần bàn giao theo từng nhóm.
• Thống nhất mục tiêu và yêu cầu của website trước khi thiết kế.

Sau khi hoàn thiện tài liệu thương hiệu, doanh nghiệp có thể tiếp tục rà soát cách sắp xếp trang, nội dung và hành trình khách hàng trong website thông qua bài viết về Cấu trúc và nội dung website hoặc tham khảo cách xây dựng bản đồ chuyển đổi website doanh nghiệp.

Liên hệ FarmWeb247 để rà soát mức độ sẵn sàng của tài liệu thương hiệu

Chuẩn bị tài liệu thương hiệu trước khi thuê thiết kế website giúp doanh nghiệp có cơ sở trao đổi rõ ràng hơn về giao diện, nội dung và cách thể hiện thương hiệu trên môi trường số. Nếu cần rà soát mức độ sẵn sàng của tài liệu thương hiệu trước khi triển khai website, doanh nghiệp có thể liên hệ FarmWeb247 để được tư vấn theo nhu cầu thực tế.