Quản trị website sau khi bàn giao: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì

Website hoàn thành không phải là điểm kết thúc của quá trình xây dựng hiện diện trực tuyến. Sau khi bàn giao, doanh nghiệp cần tiếp tục quản lý, cập nhật và cải thiện website để duy trì tính phù hợp với mục tiêu kinh doanh, nhu cầu khách hàng và định hướng truyền thông.

Một website có giá trị không chỉ nằm ở giao diện ban đầu mà còn ở cách doanh nghiệp vận hành sau đó: cập nhật thông tin, kiểm soát nội dung, theo dõi dữ liệu và điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển.

Vậy sau khi website hoàn thành, doanh nghiệp cần làm gì để duy trì giá trị tài sản số? Dưới đây là những công việc quan trọng cần chuẩn bị trong quá trình quản trị website doanh nghiệp.

Vì sao website cần được cập nhật thường xuyên?

Website là nơi doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thông tin thương hiệu và kết nối với khách hàng. Khi thông tin trên website không được cập nhật, nội dung có thể trở nên thiếu phù hợp với hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.

Việc duy trì website giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát các thông tin quan trọng như:

• Dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
• Hình ảnh, dự án hoặc nội dung giới thiệu thương hiệu.
• Thông tin liên hệ và các nội dung hỗ trợ khách hàng.
• Các trang nội dung phục vụ từng mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Trước khi triển khai hoặc nâng cấp website, doanh nghiệp cũng nên xác định rõ cấu trúc nội dung cần có. Việc tham khảo trước các nhóm trang quan trọng sẽ giúp quá trình vận hành sau này thuận lợi hơn, chẳng hạn như cách xây dựng cấu trúc tại bài viết về website doanh nghiệp cần những trang nào.

Những công việc quản trị website doanh nghiệp cần thực hiện

Quản trị website doanh nghiệp bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến nội dung, kỹ thuật và khả năng phục vụ người dùng. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình phù hợp với nguồn lực nội bộ hoặc phối hợp cùng đơn vị hỗ trợ bên ngoài.

Cập nhật và phát triển nội dung website

Nội dung là một phần quan trọng giúp website phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp. Một số công việc thường xuyên có thể bao gồm:

• Cập nhật thông tin sản phẩm, dịch vụ.
• Bổ sung bài viết chia sẻ kiến thức, tin tức hoặc nội dung chuyên môn.
• Điều chỉnh nội dung theo những thay đổi trong định hướng kinh doanh.
• Kiểm tra lại các trang giới thiệu, trang dịch vụ để đảm bảo thông tin rõ ràng.

FarmWeb247 hiện công bố dịch vụ quản trị và sáng tạo nội dung nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược và lên ý tưởng nội dung theo từng giai đoạn.

Kiểm tra bảo mật và tình trạng hoạt động của website

Sau khi website đi vào vận hành, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc kiểm tra tình trạng hoạt động để phát hiện sớm các vấn đề có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng.

Các hoạt động quản trị có thể bao gồm:

• Theo dõi tình trạng truy cập website.
• Kiểm tra các biểu mẫu liên hệ hoặc chức năng quan trọng.
• Cập nhật các thông tin cần thiết theo quy trình quản trị của doanh nghiệp.
• Phối hợp với đơn vị kỹ thuật khi phát sinh vấn đề cần xử lý.

Các nội dung liên quan đến chính sách kỹ thuật, bảo trì hoặc hỗ trợ cụ thể cần được doanh nghiệp đối chiếu theo thỏa thuận và thông tin chính thức từ đơn vị triển khai website.

Quản lý hình ảnh và tài nguyên trên website

Hình ảnh giúp doanh nghiệp truyền tải sản phẩm, dịch vụ và nhận diện thương hiệu trực quan hơn. Tuy nhiên, hình ảnh trên website cần được kiểm soát để đảm bảo phù hợp với định hướng thương hiệu.

Doanh nghiệp nên có kế hoạch:

• Cập nhật hình ảnh sản phẩm, dịch vụ khi có thay đổi.
• Kiểm tra tính nhất quán giữa hình ảnh và nội dung.
• Chuẩn bị nguồn tài nguyên hình ảnh phục vụ các chiến dịch truyền thông hoặc hoạt động kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp đang xây dựng website mới, việc chuẩn bị trước nội dung, hình ảnh và thông tin cần thiết sẽ giúp quá trình triển khai hiệu quả hơn. Có thể tham khảo thêm hướng dẫn chuẩn bị trước khi thiết kế website để có danh sách công việc phù hợp.

Xây dựng và cập nhật landing page theo mục tiêu cụ thể

Landing page có thể được sử dụng cho các mục tiêu truyền thông hoặc chiến dịch riêng của doanh nghiệp. Khi nhu cầu kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp có thể cần xây dựng hoặc điều chỉnh các trang đích để phù hợp với từng nhóm khách hàng và thông điệp.

FarmWeb247 hiện cung cấp dịch vụ thiết kế landing page, được giới thiệu là giải pháp phục vụ các chiến dịch bán hàng và truyền thông thương hiệu.

Theo dõi dữ liệu để hiểu hiệu quả website

Quản trị website không chỉ là cập nhật nội dung mà còn cần theo dõi các thông tin liên quan đến hoạt động của website để doanh nghiệp có cơ sở đưa ra quyết định.

Một số nội dung doanh nghiệp có thể quan tâm:

• Người dùng đang quan tâm những nội dung nào.
• Các trang nào cần được cải thiện về thông tin.
• Những mục tiêu kinh doanh nào cần ưu tiên trên website.

Các công cụ, phương pháp đo lường cụ thể nên được lựa chọn dựa trên mục tiêu, hệ thống đang sử dụng và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Vai trò của nhân sự nội bộ và đối tác bên ngoài trong quản trị website

Doanh nghiệp có thể phân chia trách nhiệm quản trị website dựa trên nguồn lực hiện có.

Vai trò của nhân sự nội bộ

Nhân sự bên trong doanh nghiệp thường có lợi thế về hiểu sản phẩm, dịch vụ và khách hàng. Họ có thể phụ trách:

• Cung cấp thông tin cập nhật về sản phẩm, dịch vụ.
• Duyệt nội dung trước khi đăng tải.
• Xác định các ưu tiên kinh doanh cần thể hiện trên website.
• Phối hợp với bộ phận marketing hoặc kỹ thuật khi cần.

Vai trò của đối tác hỗ trợ bên ngoài

Đối với những doanh nghiệp chưa có đội ngũ chuyên trách, việc phối hợp cùng đơn vị có kinh nghiệm có thể giúp quá trình vận hành được tổ chức bài bản hơn.

Đối tác bên ngoài có thể hỗ trợ các hoạt động như:

• Quản trị nội dung website.
• Sáng tạo nội dung theo kế hoạch.
• Hỗ trợ triển khai các hạng mục marketing liên quan.
• Tư vấn phương án vận hành phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

FarmWeb247 hiện công bố các nhóm dịch vụ gồm thiết kế website chuyên nghiệp, thiết kế landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung, nhận diện thương hiệu và phòng marketing thuê ngoài.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê quản trị website hoặc phòng marketing thuê ngoài?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một mô hình vận hành giống nhau. Việc thuê quản trị website hoặc sử dụng dịch vụ phòng marketing thuê ngoài có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp gặp một số tình huống như:

• Không có nhân sự phụ trách website thường xuyên.
• Cần duy trì kế hoạch nội dung nhưng nguồn lực nội bộ còn hạn chế.
• Muốn có thêm sự hỗ trợ trong việc phối hợp nhiều hoạt động marketing.
• Cần rà soát lại cách vận hành website sau một thời gian sử dụng.

Trước khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu, phạm vi công việc, trách nhiệm của từng bên và cách phối hợp trong quá trình vận hành.

Nếu website cũ không còn phù hợp với định hướng hiện tại, doanh nghiệp cũng có thể đánh giá lại nhu cầu thay đổi thông qua việc tìm hiểu khi nào nên làm lại website.

Chuẩn bị đúng để website tiếp tục tạo giá trị cho doanh nghiệp

Một website hiệu quả cần được xem là một tài sản cần quản lý lâu dài, thay vì chỉ là một dự án hoàn thành một lần. Doanh nghiệp nên chuẩn bị quy trình cập nhật nội dung, phân công trách nhiệm, theo dõi hoạt động và có phương án hỗ trợ phù hợp sau khi bàn giao.

Nếu đang chuẩn bị xây dựng website mới hoặc cần tổ chức lại cách vận hành website hiện tại, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc xây dựng một brief rõ ràng để trao đổi nhu cầu. Tham khảo thêm hướng dẫn về brief thiết kế website để chuẩn bị thông tin trước khi làm việc với đơn vị triển khai.

Liên hệ FarmWeb247 để trao đổi nhu cầu vận hành website, phạm vi công việc và phương án hỗ trợ phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.