Redesign website cũ cần kiểm kê những tài sản nào trước khi bắt đầu?
Khi làm lại website, doanh nghiệp không nên bắt đầu từ việc chọn giao diện mới mà nên kiểm kê những tài sản đang có trên website cũ. Việc này giúp đội ngũ phụ trách xác định nội dung nào cần giữ lại, dữ liệu nào cần chuyển đổi, tài khoản nào cần bàn giao và những yêu cầu nào cần trao đổi với đơn vị thiết kế.
Kiểm kê tài sản khi làm lại website là bước chuẩn bị quan trọng để hạn chế bỏ sót thông tin trong quá trình redesign. Website mới không chỉ là một giao diện khác mà còn liên quan đến nội dung, hình ảnh, cấu trúc trang, dữ liệu đo lường và tài liệu thương hiệu đang được doanh nghiệp sử dụng.
Vì sao cần kiểm kê tài sản trước khi redesign website?
Kiểm kê tài sản trước khi redesign giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ về website hiện tại trước khi thay đổi cấu trúc hoặc triển khai thiết kế mới. Đây là cơ sở để trao đổi rõ hơn với đơn vị thiết kế về mục tiêu, phạm vi công việc và các dữ liệu cần xử lý.
Một số vấn đề thường cần được rà soát trước khi làm lại website:
- Website cũ đang có những trang, bài viết, hình ảnh hoặc tài liệu nào?
- Nội dung nào vẫn còn phù hợp với định hướng kinh doanh hiện tại?
- Những tài khoản quản trị nào đang được sử dụng?
- Doanh nghiệp đang theo dõi dữ liệu website bằng những công cụ nào?
- Các tài liệu thương hiệu nào cần được dùng trong thiết kế mới?
Nếu bỏ qua bước kiểm kê, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi tập hợp thông tin cho dự án, xác định yêu cầu với đơn vị triển khai hoặc đánh giá phạm vi công việc cần thực hiện.
Trước khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm checklist làm website doanh nghiệp để đánh giá mức độ sẵn sàng về mục tiêu, nội dung và yêu cầu đầu vào.
Những tài sản cần kiểm kê khi làm lại website
Doanh nghiệp nên kiểm tra các nhóm tài sản liên quan đến nội dung, kỹ thuật quản trị, dữ liệu và nhận diện thương hiệu trước khi bàn giao cho đơn vị thiết kế.
1. Nội dung đang có trên website cũ
Nội dung là một trong những tài sản cần được kiểm kê đầu tiên khi redesign website. Doanh nghiệp nên lập danh sách các trang hiện có và đánh giá mức độ cần thiết của từng nội dung.
Các nội dung cần rà soát gồm:
| Nhóm nội dung | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
| Trang giới thiệu | Thông tin doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, định hướng thương hiệu |
| Trang dịch vụ/sản phẩm | Mô tả dịch vụ, thông tin đang cung cấp, hình ảnh liên quan |
| Bài viết | Nội dung kiến thức, tin tức, tài liệu đang đăng tải |
| Trang liên hệ | Thông tin liên hệ và các kênh nhận yêu cầu từ khách hàng |
| Tài liệu tải xuống | Hồ sơ giới thiệu, catalogue, tài liệu sản phẩm hoặc dịch vụ |
Khi rà soát nội dung, doanh nghiệp nên phân loại:
- Nội dung cần giữ nguyên.
- Nội dung cần cập nhật.
- Nội dung cần viết lại.
- Nội dung không còn phù hợp và có thể loại bỏ.
Việc đánh giá này giúp đội ngũ thiết kế hiểu rõ website mới cần phục vụ mục tiêu gì thay vì chỉ thay đổi phần giao diện bên ngoài.
2. URL quan trọng và cấu trúc website hiện tại
URL là nhóm tài sản cần được kiểm tra trước khi thay đổi cấu trúc website. Doanh nghiệp nên lập danh sách các đường dẫn đang tồn tại, đặc biệt là những trang có nội dung quan trọng với hoạt động kinh doanh.
Các thông tin cần rà soát:
- Danh sách các trang chính trên website.
- Các trang dịch vụ hoặc sản phẩm đang sử dụng.
- Các bài viết quan trọng.
- Cấu trúc menu hiện tại.
- Những đường dẫn cần xem xét khi xây dựng website mới.
Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến việc chuẩn bị website theo hướng thân thiện với công cụ tìm kiếm, có thể tham khảo bài viết thiết kế web chuẩn seo cần chuẩn bị gì để hiểu thêm các yếu tố cần chuẩn bị trước giai đoạn thiết kế.
Lưu ý, việc giữ nguyên hoặc thay đổi URL có phù hợp hay không cần được đánh giá theo từng dự án cụ thể. Doanh nghiệp nên trao đổi với đơn vị triển khai để có phương án xử lý phù hợp thay vì mặc định rằng mọi dữ liệu hoặc thứ hạng hiện tại sẽ được giữ nguyên.
3. Hình ảnh, video và tài nguyên truyền thông
Hình ảnh và tài liệu truyền thông giúp website thể hiện rõ hơn về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ. Trước khi redesign, cần tập hợp các tài nguyên đang được sử dụng.
Danh sách kiểm kê có thể bao gồm:
- Logo và các phiên bản logo đang sử dụng.
- Hình ảnh doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Hình ảnh banner, ảnh đại diện các trang.
- Video hoặc tài liệu truyền thông liên quan.
- File thiết kế nhận diện thương hiệu nếu có.
Doanh nghiệp cũng nên xác định nguồn gốc và quyền sử dụng của các tài nguyên hình ảnh trước khi đưa vào website mới để tránh sử dụng nhầm tài liệu không phù hợp.
4. Tài khoản quản trị website
Tài khoản quản trị là nhóm thông tin cần được kiểm tra để đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra rõ ràng.
Doanh nghiệp nên tổng hợp các tài khoản liên quan như:
- Tài khoản quản trị website hiện tại.
- Tài khoản quản lý tên miền.
- Tài khoản quản lý hosting hoặc nền tảng vận hành website.
- Các tài khoản dịch vụ liên quan đang được doanh nghiệp sử dụng.
Quyền truy cập và phạm vi bàn giao cần được trao đổi cụ thể giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai. Không nên chia sẻ thông tin truy cập khi chưa xác định rõ mục đích sử dụng và phạm vi quản lý.
5. Dữ liệu đo lường website
Dữ liệu đo lường giúp doanh nghiệp hiểu cách website đang được theo dõi và đánh giá hiệu quả. Khi redesign, cần kiểm tra những công cụ hoặc tài khoản đang được sử dụng để tránh bỏ quên thông tin quản lý.
Doanh nghiệp nên rà soát:
- Các công cụ đang dùng để theo dõi hoạt động website.
- Quyền truy cập của người phụ trách marketing hoặc quản trị.
- Các báo cáo dữ liệu đang được lưu trữ.
Việc tiếp tục sử dụng hoặc thiết lập lại hệ thống đo lường sau redesign cần được trao đổi theo tình trạng thực tế của từng website.
6. Tài liệu thương hiệu và yêu cầu thiết kế
Website mới cần phản ánh đúng hình ảnh doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi bắt đầu thiết kế, doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu liên quan đến thương hiệu.
Có thể bao gồm:
- Logo.
- Màu sắc thương hiệu đang sử dụng.
- Hình ảnh nhận diện.
- Nội dung giới thiệu doanh nghiệp.
- Các yêu cầu về phong cách thiết kế.
Nếu doanh nghiệp chưa có tài liệu thương hiệu đầy đủ, đây cũng là nội dung cần trao đổi để đơn vị thiết kế hiểu được định hướng mong muốn.
Những câu hỏi cần trao đổi với đơn vị thiết kế website
Trước khi bắt đầu redesign, doanh nghiệp nên chuẩn bị câu hỏi để thống nhất phạm vi dự án và cách phối hợp.
Một số câu hỏi cần trao đổi:
| Nhóm vấn đề | Câu hỏi cần làm rõ |
|---|---|
| Mục tiêu website | Website mới phục vụ mục tiêu kinh doanh hoặc truyền thông nào? |
| Phạm vi thiết kế | Những trang nào cần xây dựng mới, cập nhật hoặc giữ lại? |
| Nội dung | Doanh nghiệp cần cung cấp nội dung nào và đơn vị thiết kế hỗ trợ phần nào? |
| Dữ liệu cũ | Các tài sản từ website hiện tại sẽ được rà soát và xử lý như thế nào? |
| Quản trị | Sau khi bàn giao, ai sẽ phụ trách cập nhật website? |
| Đo lường | Các công cụ theo dõi website hiện tại cần được kiểm tra ra sao? |
Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo 10 câu hỏi trước khi thiết kế website doanh nghiệp cần trả lời để chuẩn bị thông tin trước khi làm việc với đơn vị triển khai.
Checklist bàn giao dữ liệu trước khi làm lại website
Trước khi bắt đầu dự án redesign, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau để kiểm tra mức độ đầy đủ của dữ liệu:
| Hạng mục | Đã chuẩn bị |
|---|---|
| Danh sách trang và nội dung website cũ | ☐ |
| Danh sách URL quan trọng | ☐ |
| Hình ảnh, video và tài nguyên truyền thông | ☐ |
| Logo và tài liệu nhận diện thương hiệu | ☐ |
| Thông tin tài khoản quản trị liên quan | ☐ |
| Dữ liệu hoặc công cụ đo lường đang sử dụng | ☐ |
| Mục tiêu và yêu cầu đối với website mới | ☐ |
| Danh sách câu hỏi cần trao đổi với đơn vị thiết kế | ☐ |
Checklist này giúp doanh nghiệp và đơn vị triển khai có cùng một nguồn thông tin khi bắt đầu dự án, đồng thời giảm nguy cơ bỏ sót những tài sản đang có giá trị sử dụng.
Doanh nghiệp cũng có thể bắt đầu bằng việc Đánh giá website doanh nghiệp trước khi làm lại để xác định những điểm cần giữ, cải thiện hoặc thay đổi trước khi triển khai redesign.
Kết luận
Kiểm kê tài sản khi làm lại website giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn trước khi bước vào giai đoạn thiết kế. Các nhóm cần rà soát gồm nội dung hiện có, URL quan trọng, hình ảnh, tài khoản quản trị, dữ liệu đo lường và tài liệu thương hiệu.
Một dự án redesign hiệu quả cần bắt đầu từ việc hiểu rõ website hiện tại, mục tiêu website mới và phạm vi công việc cần triển khai. FarmWeb247 có thể tư vấn rà soát nhu cầu redesign, cùng doanh nghiệp xác định các hạng mục cần chuẩn bị và phương án triển khai phù hợp với tình trạng website hiện tại.
