Cách chọn công ty thiết kế website: 10 câu hỏi cần hỏi trước khi hợp tác

Việc lựa chọn công ty thiết kế website phù hợp không nên chỉ dựa vào giao diện hoặc một đề xuất tổng quan. Một website doanh nghiệp cần được xem xét từ nhiều khía cạnh như mục tiêu sử dụng, cấu trúc nội dung, phạm vi triển khai, khả năng quản trị sau bàn giao và cách phối hợp giữa hai bên.

Trước khi ký hợp tác, doanh nghiệp nên chuẩn bị danh sách câu hỏi để hiểu rõ cách đơn vị thiết kế tiếp cận dự án, những gì được triển khai, những gì cần doanh nghiệp phối hợp và cách đánh giá kết quả bàn giao.

Một brief rõ ràng cùng quá trình trao đổi cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đối tác phù hợp hơn thay vì chỉ so sánh theo một tiêu chí đơn lẻ.

Dưới đây là 10 câu hỏi quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá cách chọn công ty thiết kế website dựa trên quy trình và năng lực triển khai thực tế.

1. Quy trình thiết kế website của đơn vị gồm những bước nào?

Quy trình triển khai là yếu tố đầu tiên cần làm rõ vì nó cho thấy cách đơn vị tổ chức dự án và phối hợp với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên hỏi:

• Dự án bắt đầu từ bước tiếp nhận thông tin nào?
• Đơn vị có tư vấn để làm rõ mục tiêu và nhu cầu website trước khi thiết kế không?
• Các bước xây dựng demo, chỉnh sửa, kiểm thử và triển khai được thực hiện như thế nào?
• Sau khi website hoàn thiện, việc hỗ trợ được tổ chức ra sao?

Khi đánh giá câu trả lời, doanh nghiệp nên xem xét 4 điểm:

• Có nêu rõ từng bước triển khai hay không.
• Có xác định đầu mối trao đổi trong dự án hay không.
• Có mô tả rõ đầu ra của từng giai đoạn hay không.
• Có làm rõ trách nhiệm phối hợp giữa hai bên hay không.

FarmWeb247 công bố quy trình thiết kế website gồm các bước tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, xây dựng demo, chỉnh sửa, kiểm thử, triển khai và hỗ trợ.

2. Đơn vị có tìm hiểu mục tiêu website trước khi đề xuất giải pháp không?

Một website có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau như giới thiệu doanh nghiệp, cung cấp thông tin dịch vụ, hỗ trợ hoạt động bán hàng hoặc kết hợp với các hoạt động marketing.

Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên trao đổi:

• Website được xây dựng để phục vụ mục tiêu nào?
• Nhóm khách hàng nào là đối tượng chính?
• Những sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung nào cần ưu tiên?
• Người truy cập cần thực hiện hành động gì trên website?

Một câu trả lời phù hợp thường không chỉ tập trung vào giao diện mà còn đề cập đến cách xác định cấu trúc trang, nội dung cần chuẩn bị và phạm vi chức năng phù hợp với nhu cầu.

3. Đơn vị có kinh nghiệm triển khai loại website phù hợp không?

Kinh nghiệm triển khai giúp doanh nghiệp hiểu cách một đơn vị xử lý các yêu cầu khác nhau về giao diện, nội dung và chức năng.

Có thể hỏi:

• Đơn vị từng triển khai những loại website nào?
• Có thể chia sẻ các dự án có yêu cầu tương tự để tham khảo không?
• Cách đơn vị giải quyết bài toán về bố cục, nội dung và quản lý website như thế nào?

Khi đánh giá câu trả lời, không nên chỉ nhìn vào số lượng dự án được giới thiệu. Doanh nghiệp nên quan tâm đến:

• Cách đơn vị phân tích yêu cầu.
• Cách giải thích lý do lựa chọn phương án triển khai.
• Mức độ rõ ràng về phạm vi công việc trong từng dự án.

4. Đơn vị hỗ trợ chuẩn bị nội dung website như thế nào?

Nội dung là phần quan trọng cần chuẩn bị trước khi website được xây dựng. Doanh nghiệp nên xác định các thông tin nền tảng như giới thiệu doanh nghiệp, danh mục sản phẩm/dịch vụ, hình ảnh thương hiệu, thông tin từng trang và các câu hỏi thường gặp.

Có thể trao đổi:

• Doanh nghiệp cần cung cấp những tài liệu nào?
• Đơn vị có hỗ trợ định hướng cấu trúc nội dung không?
• Nội dung sẽ được phân bổ vào các trang website như thế nào?
• Ai chịu trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt nội dung?

Nếu cần chuẩn bị trước khi làm website, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn về chuẩn bị nội dung website doanh nghiệp để xác định những thông tin cần có.

Một câu trả lời rõ ràng nên thể hiện được tài liệu đầu vào cần thiết, cách phối hợp và phạm vi hỗ trợ nội dung trong dự án.

5. Website được chuẩn bị nền tảng SEO như thế nào?

SEO và thiết kế website có thể liên quan đến nhau, nhưng doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi cụ thể thay vì mặc định mọi hạng mục SEO đều nằm trong gói thiết kế website.

Khi trao đổi với đơn vị triển khai, doanh nghiệp nên hỏi rõ:

• Những yếu tố hỗ trợ quản lý nội dung có được bao gồm hay không?
• Website có cho phép doanh nghiệp cập nhật nội dung sau bàn giao không?
• Các thông tin như tiêu đề trang, mô tả trang hoặc cấu trúc URL được quản lý ở mức nào?
• Các thiết lập như sitemap, canonical hoặc robots có thuộc phạm vi triển khai không?
• Ai chịu trách nhiệm cấu hình, hướng dẫn sử dụng và bàn giao các phần liên quan?

Cách đánh giá câu trả lời:

• Câu trả lời tốt cần chỉ rõ hạng mục nào có trong phạm vi, hạng mục nào không.
• Cần làm rõ mức độ cấu hình hoặc bàn giao thay vì chỉ sử dụng thuật ngữ kỹ thuật.
• Cần xác định người phụ trách khi doanh nghiệp cần cập nhật hoặc vận hành về sau.

Nếu có nhu cầu phát triển website sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về Thiết kế website chuyên nghiệp và các định hướng triển khai liên quan.

6. Phạm vi công việc trong dự án được xác định như thế nào?

Trước khi ký hợp tác, doanh nghiệp cần hiểu rõ sản phẩm bàn giao và các hạng mục nằm trong dự án.

Các nội dung cần làm rõ:

• Website gồm những trang chính nào?
• Những chức năng nào được triển khai?
• Nội dung, hình ảnh và tài nguyên do bên nào chuẩn bị?
• Số lần hoặc phạm vi chỉnh sửa được trao đổi như thế nào?
• Những quyền truy cập, tài liệu hoặc thông tin nào được bàn giao?

Một câu trả lời đủ rõ thường có:

• Danh sách hạng mục triển khai.
• Phạm vi chỉnh sửa.
• Đầu ra sau mỗi giai đoạn.
• Nội dung bàn giao khi hoàn thành.

Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hai bên hiểu khác nhau về phạm vi dự án.

7. Doanh nghiệp được hướng dẫn quản trị website sau khi bàn giao như thế nào?

Website sau khi hoàn thiện vẫn cần được cập nhật thông tin, sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung mới trong quá trình vận hành.

Doanh nghiệp nên hỏi:

• Có được hướng dẫn sử dụng hệ thống quản trị website không?
• Quyền quản trị website được bàn giao như thế nào?
• Doanh nghiệp có thể tự cập nhật nội dung, hình ảnh hoặc thông tin dịch vụ không?
• Khi cần hỗ trợ, quy trình liên hệ được thực hiện ra sao?

Khi đánh giá câu trả lời, hãy chú ý:

• Có hướng dẫn cụ thể về quyền truy cập hay không.
• Có mô tả rõ trách nhiệm hỗ trợ sau bàn giao hay không.
• Có tài liệu hoặc phương án để doanh nghiệp tiếp tục quản lý website hay không.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm nội dung về quản trị website doanh nghiệp để hiểu các công việc cần chuẩn bị sau khi website hoàn thành.

8. Đơn vị có tư vấn đúng phạm vi nhu cầu hiện tại không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một phương án triển khai website. Việc xác định đúng nhu cầu giúp doanh nghiệp lựa chọn phạm vi phù hợp hơn.

Có thể trao đổi:

• Website hiện tại đang gặp vấn đề gì cần cải thiện?
• Doanh nghiệp cần website giới thiệu, website bán hàng hay một trang phục vụ mục tiêu cụ thể?
• Khi nào cần thêm landing page hoặc các hoạt động marketing liên quan?
• Những hạng mục nào nên triển khai ngay và những hạng mục nào có thể thực hiện sau?

FarmWeb247 hiện công bố các nhóm dịch vụ gồm thiết kế website chuyên nghiệp, thiết kế landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung, nhận diện thương hiệu và phòng marketing thuê ngoài.

Một câu trả lời phù hợp nên giúp doanh nghiệp hiểu rõ lý do của từng đề xuất, thay vì chỉ mở rộng thêm nhiều hạng mục.

9. Quy trình phối hợp trong dự án được tổ chức ra sao?

Website là dự án cần sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai. Vì vậy, cách làm việc cần được thống nhất ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên làm rõ:

• Ai là người phụ trách chính của mỗi bên?
• Kênh trao đổi thông tin được sử dụng là gì?
• Quy trình gửi phản hồi và cập nhật thay đổi như thế nào?
• Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin ở những giai đoạn nào?

Tiêu chí đánh giá câu trả lời:

• Có đầu mối chịu trách nhiệm rõ ràng.
• Có cách xử lý phản hồi cụ thể.
• Có kế hoạch phối hợp thay vì chỉ trao đổi chung chung.

10. Làm thế nào để đánh giá câu trả lời của công ty thiết kế website?

Một đơn vị phù hợp không chỉ trả lời về giao diện hoặc tính năng, mà cần giúp doanh nghiệp hiểu cách dự án được triển khai và vận hành sau đó.

Doanh nghiệp có thể chấm nhanh câu trả lời theo các nhóm tiêu chí:

Về quy trình:

• Có nêu rõ các bước thực hiện.
• Có mô tả đầu ra của từng giai đoạn.

Về phạm vi:

• Có xác định rõ những gì được làm và không nằm trong dự án.
• Có giải thích về các phần cần doanh nghiệp phối hợp.

Về bàn giao:

• Có nói rõ quyền quản trị, tài liệu hoặc thông tin được bàn giao.
• Có hướng dẫn cách vận hành sau khi hoàn thành.

Về phối hợp:

• Có đầu mối liên hệ.
• Có cách tiếp nhận phản hồi và xử lý thay đổi.

Những câu trả lời càng cụ thể về bước làm, trách nhiệm, đầu ra và quyền bàn giao thì doanh nghiệp càng có cơ sở đánh giá mức độ phù hợp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra điều gì trước khi ký hợp tác thiết kế website?

Trước khi ký hợp tác, doanh nghiệp nên rà soát lại các nội dung quan trọng:

• Mục tiêu và phạm vi website đã được thống nhất chưa?
• Quy trình triển khai, đầu mối liên hệ và cách phối hợp đã rõ chưa?
• Nội dung, hình ảnh và tài liệu cần cung cấp đã được xác định chưa?
• Quyền quản trị, hạng mục bàn giao và cách hỗ trợ sau hoàn thành đã được trao đổi chưa?
• Các thông tin trong đề xuất, hợp đồng và tài liệu liên quan đã được đối chiếu theo nguồn chính thức từ đơn vị cung cấp chưa?

Việc kiểm tra các nội dung này giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá trước khi bắt đầu dự án và hạn chế những khác biệt trong quá trình triển khai.

Những thông tin cần làm rõ khi trao đổi với đơn vị thiết kế website

Để buổi tư vấn đạt hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Thông tin giới thiệu doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động.
• Mục tiêu khi xây dựng website mới hoặc cải thiện website hiện tại.
• Danh sách sản phẩm, dịch vụ cần giới thiệu.
• Yêu cầu về giao diện, chức năng hoặc cách quản lý nội dung.
• Người phụ trách trao đổi và phê duyệt trong dự án.

Khi thông tin đầu vào rõ ràng, đơn vị thiết kế có thêm cơ sở để trao đổi về nhu cầu, phạm vi và phương án triển khai phù hợp.

Kết luận

Cách chọn công ty thiết kế website phù hợp nên dựa trên khả năng hiểu nhu cầu, quy trình triển khai, phạm vi công việc, cách bàn giao và phương án hỗ trợ sau hoàn thành.

Doanh nghiệp không nên chỉ xem xét một yếu tố riêng lẻ mà cần đối chiếu đề xuất, hợp đồng, quyền truy cập, nội dung bàn giao và các chính sách hỗ trợ theo thông tin chính thức từ đơn vị cung cấp trước khi ký hợp tác.

Nếu đang chuẩn bị làm website mới hoặc cần rà soát hướng triển khai website hiện tại, doanh nghiệp có thể chuẩn bị brief theo các câu hỏi trên và liên hệ FarmWeb247 để trao đổi nhu cầu, phạm vi dự án phù hợp.