Quy trình phối hợp thiết kế website doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì ở mỗi giai đoạn?

Một dự án website doanh nghiệp hiệu quả cần có sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị thiết kế ngay từ những bước đầu tiên. Doanh nghiệp không cần tự thực hiện các công việc kỹ thuật, nhưng cần tham gia vào việc xác định mục tiêu, cung cấp thông tin, phản hồi phương án và chuẩn bị cho quá trình vận hành sau khi website hoàn thiện.

Quy trình phối hợp thiết kế website doanh nghiệp thường tập trung vào 5 giai đoạn chính: xác định nhu cầu, chuẩn bị nội dung, duyệt cấu trúc và giao diện, hoàn thiện website, sau đó chuẩn bị vận hành. Khi doanh nghiệp hiểu rõ vai trò của mình trong từng giai đoạn, việc trao đổi với đơn vị triển khai sẽ rõ ràng hơn và website có cơ sở phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của website

Trước khi bắt đầu thiết kế website, doanh nghiệp cần làm rõ website được xây dựng để phục vụ mục tiêu nào. Đây là bước giúp hai bên có cùng định hướng trước khi đi vào cấu trúc trang, nội dung và các chức năng cần triển khai.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị các thông tin như:

• Mục đích chính của website: giới thiệu doanh nghiệp, giới thiệu dịch vụ, hỗ trợ bán hàng hoặc phục vụ một nhu cầu cụ thể khác.
• Nhóm khách hàng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận.
• Các sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin cần ưu tiên thể hiện.
• Những điểm cần cải thiện nếu doanh nghiệp đang làm lại website cũ.
• Người phụ trách trao đổi, cung cấp thông tin và phản hồi trong suốt dự án.

Việc chuẩn bị rõ nhu cầu giúp đơn vị thiết kế hiểu hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có cơ sở tư vấn cấu trúc và phương án phù hợp hơn.

Trước khi làm việc với đơn vị triển khai, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm nội dung về chuẩn bị trước khi thiết kế website để rà soát các thông tin cần thiết cho dự án.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị nội dung website

Nội dung là phần giúp website truyền tải thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng. Đơn vị thiết kế có thể hỗ trợ cách trình bày, nhưng doanh nghiệp là bên hiểu rõ nhất về lĩnh vực hoạt động, sản phẩm và thông tin cần truyền đạt.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Thông tin giới thiệu doanh nghiệp

Bao gồm những nội dung cần xuất hiện trên website như lĩnh vực hoạt động, thông tin liên hệ, thông tin giới thiệu hoặc các nội dung giúp khách hàng hiểu hơn về doanh nghiệp.

Thông tin sản phẩm, dịch vụ

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về các sản phẩm, dịch vụ chính, đặc điểm nổi bật và những nội dung khách hàng cần biết trước khi liên hệ.

Hình ảnh và tài nguyên thương hiệu

Các tài liệu như logo, hình ảnh sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp hoặc tài nguyên nhận diện thương hiệu giúp quá trình thiết kế có cơ sở thể hiện phù hợp hơn.

Nội dung cho từng nhóm trang

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị định hướng nội dung cho các trang quan trọng như trang chủ, giới thiệu, dịch vụ, liên hệ, bài viết hoặc các trang khác theo nhu cầu thực tế.

Việc chuẩn bị nội dung từ sớm giúp quá trình xây dựng website thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế tình trạng giao diện đã hoàn thiện nhưng thông tin cần thiết vẫn chưa đầy đủ.

Giai đoạn 3: Duyệt cấu trúc và giao diện website

Sau khi thống nhất nhu cầu và có định hướng nội dung, doanh nghiệp cần tham gia đánh giá cấu trúc website và phương án giao diện. Đây là giai đoạn để kiểm tra website có đang thể hiện đúng mục tiêu ban đầu hay chưa.

Khi duyệt cấu trúc website, doanh nghiệp nên xem xét:

• Các trang quan trọng đã đầy đủ chưa.
• Cách sắp xếp thông tin có phù hợp với cách khách hàng tìm hiểu doanh nghiệp không.
• Những sản phẩm, dịch vụ cần ưu tiên đã được thể hiện đúng vị trí chưa.

Khi duyệt giao diện, doanh nghiệp có thể tập trung vào:

• Mức độ phù hợp giữa giao diện và hình ảnh thương hiệu.
• Cách trình bày nội dung, hình ảnh trên từng khu vực.
• Sự thuận tiện khi theo dõi thông tin trên các thiết bị khác nhau.

Phản hồi của doanh nghiệp ở giai đoạn này nên tập trung vào mục tiêu sử dụng, nội dung cần điều chỉnh và những điểm chưa phù hợp thay vì chỉ đánh giá cảm nhận chung về giao diện.

FarmWeb247 công bố quy trình thiết kế website gồm các bước như tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, xây dựng demo, chỉnh sửa, kiểm thử, triển khai và hỗ trợ. Việc trao đổi giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai giúp hai bên thống nhất phương án thực hiện theo nhu cầu cụ thể.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ Thiết kế website chuyên nghiệp để tham khảo phạm vi dịch vụ được công bố.

Giai đoạn 4: Hoàn thiện và kiểm tra trước khi sử dụng

Trước khi đưa website vào hoạt động, doanh nghiệp cần tham gia kiểm tra các thông tin liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Đây là bước giúp rà soát những nội dung chưa phù hợp và đưa ra điều chỉnh cần thiết.

Một số nội dung doanh nghiệp nên kiểm tra gồm:

• Thông tin doanh nghiệp, thông tin liên hệ có chính xác không.
• Nội dung sản phẩm, dịch vụ có đúng với thực tế hoạt động không.
• Hình ảnh và tài liệu trên website có phù hợp không.
• Các biểu mẫu liên hệ hoặc chức năng tương tác có đáp ứng nhu cầu sử dụng không.
• Cách hiển thị thông tin trên các thiết bị khác nhau.

Nếu website có các chức năng phục vụ bán hàng hoặc tiếp nhận yêu cầu trực tuyến, doanh nghiệp nên kiểm tra các thao tác liên quan để đảm bảo phù hợp với quy trình làm việc thực tế.

Bên cạnh việc kiểm tra nội dung hiển thị, doanh nghiệp cũng nên thống nhất những thông tin cần tiếp nhận sau khi hoàn thiện website, như các nội dung cần quản lý và quyền truy cập liên quan. Có thể tham khảo thêm bài viết về bàn giao website cần những gì để có thêm thông tin chuẩn bị khi tiếp nhận website.

Giai đoạn 5: Chuẩn bị vận hành website sau bàn giao

Website sau khi hoàn thiện cần được quản lý và cập nhật theo nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch vận hành ngay từ trước khi nhận bàn giao.

Một số việc cần chuẩn bị gồm:

Phân công người phụ trách website

Doanh nghiệp nên xác định cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm quản lý thông tin, cập nhật nội dung và phối hợp khi cần xử lý các vấn đề liên quan đến website.

Chuẩn bị kế hoạch cập nhật nội dung

Doanh nghiệp có thể xác định những nhóm nội dung cần duy trì trong quá trình sử dụng như thông tin dịch vụ, sản phẩm, tin tức hoặc các nội dung giới thiệu mới.

Xác định nhu cầu theo dõi và quản lý

Tùy theo mục tiêu sử dụng, doanh nghiệp có thể xem xét các nhu cầu quản lý nội dung, theo dõi hoạt động website hoặc kết hợp với các hoạt động marketing phù hợp.

Thống nhất phạm vi hỗ trợ

Doanh nghiệp nên trao đổi rõ về cách thức phối hợp với đơn vị triển khai sau khi website hoàn thiện để quá trình sử dụng được thuận tiện hơn.

Có thể tham khảo thêm nội dung về vận hành website doanh nghiệp sau khi bàn giao để chuẩn bị cho giai đoạn sử dụng website lâu dài.

Doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ dự án website

Trong quy trình phối hợp thiết kế website doanh nghiệp, doanh nghiệp không chỉ là bên cung cấp yêu cầu ban đầu mà còn là người định hướng nội dung, đưa ra phản hồi và xác nhận các quyết định quan trọng trong từng giai đoạn.

Từ việc xác định nhu cầu, chuẩn bị nội dung, duyệt cấu trúc giao diện, kiểm tra hoàn thiện đến chuẩn bị vận hành sau bàn giao, sự phối hợp rõ ràng giữa doanh nghiệp và đơn vị thiết kế giúp website có cơ sở phù hợp hơn với mục tiêu sử dụng thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị làm website mới hoặc cần đánh giá lại nhu cầu cho website hiện có, hãy liên hệ FarmWeb247 để được tư vấn và rà soát nhu cầu, phạm vi triển khai cùng phương án phù hợp.