Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để website mới phù hợp với đội marketing nội bộ?

Mở bài: Website mới cần được chuẩn bị từ góc nhìn vận hành marketing

Khi doanh nghiệp bắt đầu làm website mới, nhiều quyết định thường tập trung vào giao diện, tính năng hoặc hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, để website có thể đồng hành cùng hoạt động marketing sau khi triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều hơn một bản thiết kế đẹp.

Một website hỗ trợ marketing nội bộ cần gì? Câu trả lời không chỉ nằm ở phần kỹ thuật, mà còn ở việc đội ngũ marketing xác định rõ mục tiêu sử dụng, nội dung cần quản lý, cách phối hợp với đơn vị thiết kế và quy trình cập nhật sau bàn giao.

Website có thể được xem là một phần trong hoạt động marketing, kết nối với nội dung, SEO và các trang đích phục vụ từng mục tiêu cụ thể. Vì vậy, ngay từ trước khi thiết kế, doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài nguyên và nguyên tắc vận hành để tránh tình trạng website hoàn thành nhưng khó khai thác trong thực tế.

Vai trò của website trong hoạt động marketing nội bộ

Website không chỉ là nơi giới thiệu thông tin doanh nghiệp. Với đội marketing, đây còn là nền tảng để triển khai và quản lý nhiều hoạt động liên quan đến nội dung, hình ảnh thương hiệu, SEO và các chiến dịch truyền thông.

Một website được chuẩn bị đúng có thể giúp đội marketing:

• Quản lý thông tin sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu theo một cấu trúc thống nhất.
• Xây dựng nội dung phục vụ khách hàng trong từng giai đoạn tìm hiểu.
• Kết nối các hoạt động SEO, bài viết nội dung và landing page theo mục tiêu marketing.
• Có cơ sở để theo dõi, cập nhật và cải thiện nội dung website theo thời gian.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa việc “có website” và việc “vận hành website”. Một website mới chỉ thực sự hữu ích khi có kế hoạch nội dung, người phụ trách cập nhật và cách phối hợp rõ ràng giữa các bên liên quan.

Trước khi làm website, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm cách chuẩn bị tài nguyên ban đầu qua bài viết về chuẩn bị nội dung website doanh nghiệp để xác định những thông tin cần tập hợp.

Đội marketing nội bộ cần chuẩn bị gì trước khi thiết kế website?

Để quá trình thiết kế diễn ra thuận lợi, đội marketing nên chuẩn bị các nhóm yêu cầu liên quan đến mục tiêu, nội dung và vận hành.

1. Xác định mục tiêu sử dụng website

Trước khi trao đổi với đơn vị thiết kế, doanh nghiệp cần làm rõ website mới phục vụ mục đích nào trong hoạt động marketing.

Một số câu hỏi cần được thống nhất nội bộ:

• Website dùng chủ yếu để giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm/dịch vụ, hỗ trợ bán hàng hay phục vụ các chiến dịch marketing?
• Những nhóm khách hàng nào sẽ sử dụng thông tin trên website?
• Những hành động nào doanh nghiệp mong muốn khách truy cập thực hiện trên website?
• Bộ phận nào sẽ sử dụng website sau khi bàn giao?

Việc xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp tránh xây dựng website theo hướng chỉ tập trung vào hình thức nhưng thiếu sự phù hợp với hoạt động thực tế.

2. Chuẩn bị nội dung và tài liệu cần đưa lên website

Nội dung là phần cần được chuẩn bị sớm vì ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc và cách trình bày website.

Đội marketing nên rà soát:

• Thông tin giới thiệu doanh nghiệp.
• Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ cần thể hiện.
• Hình ảnh, logo, tài liệu nhận diện thương hiệu đang sử dụng.
• Nội dung cho các trang quan trọng.
• Các câu hỏi thường gặp mà khách hàng có thể quan tâm.
• Những nội dung cần cập nhật thường xuyên sau khi website đi vào hoạt động.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về Cấu trúc và nội dung website để hình dung cách sắp xếp thông tin trước khi triển khai.

3. Chuẩn bị quyền cập nhật và người phụ trách vận hành

Một trong những vấn đề cần làm rõ trước khi thiết kế là ai sẽ tham gia quản lý website sau khi hoàn thành.

Doanh nghiệp nên thống nhất:

• Ai là người duyệt nội dung trước khi đăng tải.
• Ai chịu trách nhiệm cập nhật thông tin sản phẩm, dịch vụ hoặc bài viết.
• Những thành viên nào cần được hướng dẫn sử dụng hệ thống quản trị.
• Quyền truy cập nào cần được bàn giao sau dự án.

Việc phân định trách nhiệm từ đầu giúp giảm tình trạng website được bàn giao nhưng không có kế hoạch khai thác tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp cần chuẩn hóa việc phê duyệt trước khi xuất bản, có thể tham khảo thêm về quy trình duyệt nội dung website để xây dựng cách phối hợp phù hợp với thực tế vận hành.

Cách trao đổi với đơn vị thiết kế website để giảm khoảng cách giữa ý tưởng và triển khai

Khoảng cách giữa người làm marketing và người thiết kế website thường xuất hiện khi hai bên có cách nhìn khác nhau. Marketing quan tâm đến mục tiêu, khách hàng và nội dung; trong khi đơn vị thiết kế cần thông tin cụ thể để xây dựng giao diện và chức năng phù hợp.

Khi làm việc với đơn vị thiết kế, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

1. Mô tả rõ mục tiêu thay vì chỉ yêu cầu về giao diện

Thay vì chỉ đưa ra yêu cầu như “website cần hiện đại” hoặc “thiết kế đẹp”, đội marketing nên mô tả:

• Website cần phục vụ nhóm khách hàng nào.
• Những nội dung nào cần được ưu tiên hiển thị.
• Các khu vực quan trọng cần khách truy cập dễ dàng tìm thấy.
• Cách doanh nghiệp dự kiến cập nhật nội dung sau này.

2. Trao đổi về cấu trúc trước khi đi sâu vào thiết kế

Cấu trúc trang, nhóm nội dung và cách điều hướng cần được thống nhất trước khi hoàn thiện giao diện.

Một số nội dung cần trao đổi:

• Danh sách các trang chính.
• Mối liên hệ giữa các trang.
• Nội dung cần có trên từng trang.
• Các khu vực cần quản trị thường xuyên.

Với doanh nghiệp chuẩn bị làm website bán hàng, việc rà soát yêu cầu từ đầu cũng giúp quá trình trao đổi rõ ràng hơn. Có thể tham khảo thêm bài viết về chuẩn bị làm website bán hàng để xem các nhóm câu hỏi cần đặt ra trước khi triển khai.

3. Thống nhất quy trình phản hồi và bàn giao

Doanh nghiệp nên trao đổi trước về cách hai bên làm việc trong quá trình triển khai, bao gồm:

• Cách gửi phản hồi về bản thiết kế.
• Người đại diện trao đổi chính của doanh nghiệp.
• Các hạng mục cần kiểm tra trước khi bàn giao.
• Những nội dung cần hướng dẫn sau khi website hoàn thành.

Quy trình rõ ràng giúp các bên cùng hiểu phạm vi công việc và hạn chế việc thay đổi thiếu định hướng.

Những lỗi thường gặp khi bàn giao website nhưng không có kế hoạch vận hành

Một website hoàn thành về mặt kỹ thuật chưa đồng nghĩa với việc đội marketing có thể khai thác hiệu quả ngay. Một số vấn đề thường xuất hiện khi doanh nghiệp chưa chuẩn bị kế hoạch vận hành gồm:

Không có người phụ trách cập nhật website

Nếu không xác định người quản lý nội dung, website có thể gặp tình trạng thông tin chậm được cập nhật hoặc không có kế hoạch phát triển nội dung tiếp theo.

Nội dung chưa được chuẩn bị đầy đủ

Khi nội dung được bổ sung quá muộn, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lại bố cục hoặc cách trình bày so với kế hoạch ban đầu.

Không thống nhất tiêu chí kiểm tra trước khi bàn giao

Doanh nghiệp nên có danh sách kiểm tra các nội dung cần rà soát trước khi đưa website vào sử dụng, thay vì chỉ tập trung vào việc website đã hoàn thành giao diện.

Xem website là một dự án kết thúc sau khi bàn giao

Website cần được nhìn nhận như một tài sản cần cập nhật và quản lý trong quá trình hoạt động. Việc duy trì nội dung, rà soát thông tin và điều chỉnh theo nhu cầu marketing là những phần doanh nghiệp cần chủ động xây dựng.

Chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp phối hợp hiệu quả hơn với đơn vị thiết kế website

Một website phù hợp với đội marketing nội bộ cần bắt đầu từ sự thống nhất giữa mục tiêu kinh doanh, nội dung, quy trình làm việc và khả năng vận hành sau bàn giao.

Trước khi thuê thiết kế website, doanh nghiệp nên dành thời gian rà soát các yêu cầu nội bộ, chuẩn bị tài liệu cần thiết và xác định cách website sẽ được sử dụng trong hoạt động marketing. Đây là cơ sở để trao đổi với đơn vị triển khai rõ ràng hơn và đưa ra các quyết định phù hợp với nhu cầu thực tế.

FarmWeb247 cung cấp dịch vụ tư vấn và thiết kế website doanh nghiệp, cùng các dịch vụ liên quan như landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung, nhận diện thương hiệu và phòng marketing thuê ngoài. Doanh nghiệp có thể liên hệ để được rà soát nhu cầu website theo cách đang vận hành hiện tại và xác định hướng triển khai phù hợp.