Đừng thuê thiết kế website trước khi doanh nghiệp xác định 5 nguồn lực cần chuẩn bị

Để chuẩn bị làm website doanh nghiệp cần gì? Trước khi bắt đầu một dự án website, doanh nghiệp nên rà soát các nguồn lực nội bộ như người phụ trách dự án, mục tiêu website, nội dung hiện có, cấu trúc trang dự kiến và kế hoạch quản trị sau bàn giao.

Website không chỉ là phần giao diện được xây dựng bởi đơn vị thiết kế. Đây còn là một tài sản kinh doanh cần được định hướng về mục tiêu, nội dung, cách vận hành và tiêu chí sử dụng. Vì vậy, việc chuẩn bị thông tin từ phía doanh nghiệp giúp quá trình trao đổi giữa các bên có thêm cơ sở để xác định nhu cầu và phạm vi triển khai.

Khác với các checklist tập trung vào đầu việc kỹ thuật, bài viết này tập trung vào 5 nguồn lực nội bộ doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuê thiết kế website.

Vì sao doanh nghiệp nên chuẩn bị nguồn lực trước khi làm website?

Một dự án website thường cần sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai. Trước khi bắt đầu thiết kế, doanh nghiệp nên xác định rõ website phục vụ mục đích gì, ai sẽ tham gia vào quá trình trao đổi, những tài liệu nào đang có và cách website được quản lý sau khi hoàn thành.

Khi doanh nghiệp có sự chuẩn bị ban đầu về mục tiêu, nội dung và nguồn lực phối hợp, việc trao đổi về cấu trúc website, tính năng và phương án triển khai có thể rõ ràng hơn.

Việc xác định trước mục tiêu thiết kế website doanh nghiệp là một bước quan trọng để doanh nghiệp có góc nhìn cụ thể hơn về vai trò của website trong hoạt động kinh doanh.

5 nguồn lực doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thiết kế website

1. Người phụ trách dự án website

Doanh nghiệp nên xác định một cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm phối hợp trong suốt quá trình làm website.

Người phụ trách có thể tham gia vào các công việc như:

• Tổng hợp yêu cầu từ các bộ phận liên quan.
• Cung cấp thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Phản hồi các nội dung cần trao đổi với đơn vị thiết kế.
• Theo dõi các hạng mục cần xem xét và phê duyệt.

Việc có đầu mối làm việc rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình trao đổi thông tin, thống nhất yêu cầu và theo dõi các hạng mục của dự án.

2. Mục tiêu và vai trò của website

Trước khi thiết kế, doanh nghiệp cần xác định website sẽ đóng vai trò gì trong hoạt động kinh doanh.

Một số câu hỏi cần làm rõ:

• Website dùng chủ yếu để giới thiệu doanh nghiệp, cung cấp thông tin hay hỗ trợ bán hàng?
• Nhóm khách hàng nào sẽ sử dụng website?
• Những thông tin nào khách hàng cần tìm thấy khi truy cập?
• Website có cần hỗ trợ các hoạt động marketing, tiếp nhận liên hệ hoặc cung cấp thông tin thường xuyên không?

Khi mục tiêu website được xác định rõ, doanh nghiệp có thể trao đổi cụ thể hơn về cấu trúc nội dung, giao diện và các yêu cầu cần triển khai.

3. Nội dung, hình ảnh và tài liệu doanh nghiệp

Nội dung là một trong những nguồn lực cần được chuẩn bị trước khi website được xây dựng. Doanh nghiệp nên rà soát các tài liệu hiện có để xác định phần nào đã sẵn sàng và phần nào cần bổ sung.

Một số nhóm nội dung thường cần chuẩn bị gồm:

• Thông tin giới thiệu doanh nghiệp.
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ.
• Hình ảnh sản phẩm, đội ngũ, văn phòng hoặc dự án.
• Thông tin liên hệ.
• Tài liệu nhận diện thương hiệu đang sử dụng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn chuẩn bị nội dung website doanh nghiệp để rà soát các nhóm thông tin cần có trước khi làm việc với đơn vị thiết kế.

4. Cấu trúc website dự kiến

Trước khi bắt đầu thiết kế giao diện, doanh nghiệp nên có hình dung ban đầu về các nhóm trang cần có trên website.

Ví dụ, cấu trúc cơ bản có thể bao gồm:

• Trang chủ.
• Trang giới thiệu.
• Trang sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Trang dự án, tin tức hoặc kiến thức.
• Trang liên hệ.

Ngoài các nhóm trang chính, doanh nghiệp cũng nên xem xét cách website hỗ trợ quy trình làm việc thực tế, chẳng hạn như:

• Cách khách hàng gửi yêu cầu tư vấn qua biểu mẫu liên hệ.
• Cách tiếp nhận thông tin đơn hàng hoặc yêu cầu dịch vụ nếu website có chức năng bán hàng.
• Cách các bộ phận liên quan tiếp nhận và xử lý thông tin từ website.

Một số câu hỏi doanh nghiệp có thể trao đổi trước khi thiết kế:

• Menu website đã phù hợp với cách khách hàng tìm kiếm thông tin chưa?
• Những trang nào cần ưu tiên triển khai trước?
• Ai sẽ là người cập nhật nội dung sau khi website đi vào hoạt động?
• Cấu trúc website có phù hợp với định hướng phát triển nội dung trong tương lai không?

5. Kế hoạch quản trị website sau bàn giao

Website cần có người tiếp nhận và quản lý sau khi hoàn thành. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định trước cách vận hành website trong thực tế.

Các nội dung cần chuẩn bị gồm:

• Ai phụ trách cập nhật bài viết, sản phẩm hoặc dịch vụ?
• Ai kiểm tra thông tin hiển thị trên website?
• Doanh nghiệp có cần hỗ trợ thêm về nội dung, SEO nền tảng hoặc quản trị website không?

Việc xây dựng kế hoạch quản trị website doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để phân công công việc sau khi website được bàn giao.

Bảng tự đánh giá mức độ sẵn sàng trước khi làm website

Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng dưới đây để rà soát nhanh tình trạng chuẩn bị:

Hạng mục cần chuẩn bị	Đã sẵn sàng	Ghi chú
Người phụ trách dự án	☐	Có đầu mối trao đổi và phê duyệt thông tin
Mục tiêu website	☐	Xác định vai trò và nhóm người dùng chính
Nội dung và hình ảnh	☐	Có tài liệu giới thiệu, sản phẩm, dịch vụ
Cấu trúc website	☐	Có danh sách trang và nhóm nội dung dự kiến
Quy trình tiếp nhận thông tin	☐	Có định hướng xử lý liên hệ, yêu cầu hoặc đơn hàng nếu cần
Kế hoạch quản trị sau bàn giao	☐	Có người phụ trách cập nhật website

Nếu một hoặc nhiều mục chưa hoàn thiện, doanh nghiệp có thể trao đổi trước với đơn vị thiết kế để xác định phạm vi công việc phù hợp với nhu cầu thực tế.

Những nội dung nên trao đổi với đơn vị thiết kế website

Sau khi rà soát các nguồn lực nội bộ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị danh sách câu hỏi để làm việc với đơn vị triển khai.

Một số nội dung nên trao đổi gồm:

• Mục tiêu và phạm vi của website.
• Cấu trúc trang dự kiến.
• Các tài liệu doanh nghiệp cần cung cấp.
• Người phụ trách phối hợp trong quá trình thực hiện.
• Cách quản lý nội dung sau khi bàn giao.
• Các yêu cầu liên quan đến SEO nền tảng và khả năng mở rộng website.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm hướng dẫn chuẩn bị trước khi thiết kế website để có thêm góc nhìn khi rà soát các đầu việc trước khi triển khai.

Kết luận

Chuẩn bị làm website doanh nghiệp cần gì không chỉ là lựa chọn giao diện hoặc tính năng, mà còn là việc xác định các nguồn lực nội bộ để dự án có định hướng rõ ràng hơn. Khi doanh nghiệp đã chuẩn bị về con người, mục tiêu, nội dung, cấu trúc và kế hoạch quản trị, việc trao đổi với đơn vị thiết kế sẽ có thêm cơ sở để xây dựng phương án phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị làm website mới hoặc làm lại website hiện có, hãy liên hệ FarmWeb247 để được rà soát nhu cầu, phạm vi và lộ trình chuẩn bị website phù hợp.