Brief thiết kế website nên tập trung vào vấn đề kinh doanh nào thay vì chỉ liệt kê tính năng?
Khi chuẩn bị thuê thiết kế website, nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng một danh sách tính năng như “cần form liên hệ”, “cần trang sản phẩm”, “cần giao diện hiện đại” hoặc “cần tối ưu SEO”. Những yêu cầu này có thể cần thiết, nhưng một brief thiết kế website doanh nghiệp hiệu quả cần đi xa hơn: giúp đội ngũ thiết kế hiểu doanh nghiệp đang muốn giải quyết vấn đề gì, phục vụ nhóm khách hàng nào và website sẽ được đánh giá dựa trên tiêu chí nào.
Một brief tốt không chỉ là tài liệu giao việc. Đây là cơ sở để doanh nghiệp và đơn vị thiết kế cùng thống nhất mục tiêu, nội dung, phạm vi và cách đánh giá dự án trước khi bắt đầu triển khai.
Câu trả lời chính: Brief thiết kế website nên bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh, khách hàng và cách website hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp
Brief thiết kế website doanh nghiệp cần có gì? Trước hết, brief nên trả lời được các câu hỏi cốt lõi: doanh nghiệp làm website để phục vụ mục tiêu nào, khách hàng cần tìm thông tin gì, sản phẩm hoặc dịch vụ cần được trình bày ra sao và đâu là tiêu chí để đánh giá một website phù hợp.
Thay vì chỉ viết:
- Có trang giới thiệu công ty.
- Có trang sản phẩm.
- Có nút liên hệ.
- Có chuẩn SEO.
Doanh nghiệp nên mô tả rõ hơn:
- Website cần hỗ trợ khách hàng hiểu điều gì về doanh nghiệp?
- Nhóm khách hàng chính là ai?
- Khách hàng thường cần thông tin nào trước khi liên hệ?
- Doanh nghiệp muốn website hỗ trợ hoạt động marketing, bán hàng hay cung cấp thông tin như thế nào?
Cách tiếp cận này giúp đơn vị thiết kế có thêm bối cảnh để đưa ra đề xuất về cấu trúc trang, nội dung, giao diện và các chức năng phù hợp thay vì chỉ thực hiện từng yêu cầu rời rạc.
Brief thiếu gì thường gây khó trao đổi khi làm website?
Một brief thiếu thông tin thường khiến hai bên phải trao đổi lại nhiều lần vì chưa có cùng cách hiểu về mục tiêu và phạm vi dự án. Những phần thường cần được làm rõ gồm:
1. Thiếu mục tiêu sử dụng website
Doanh nghiệp cần xác định website được tạo ra để phục vụ vấn đề nào.
Ví dụ:
- Giới thiệu năng lực doanh nghiệp.
- Trình bày sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thông tin trước khi liên hệ.
- Làm nền tảng cho hoạt động marketing.
Mục tiêu càng rõ, các quyết định về nội dung và cấu trúc website càng dễ thống nhất.
2. Thiếu thông tin về khách hàng mục tiêu
Website không chỉ dành cho doanh nghiệp xem, mà cần phù hợp với người truy cập.
Brief nên mô tả:
- Khách hàng chính là cá nhân hay doanh nghiệp.
- Họ quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ hoặc vấn đề nào.
- Họ cần thông tin gì để đưa ra quyết định.
- Những câu hỏi thường gặp trước khi liên hệ.
Nếu bỏ qua phần này, website có thể đầy đủ thông tin nhưng chưa chắc phù hợp với nhu cầu tìm kiếm của khách hàng.
3. Thiếu kế hoạch nội dung
Một website cần có nội dung để truyền tải giá trị doanh nghiệp. Vì vậy, brief nên nêu rõ:
- Những trang cần có.
- Nội dung nào doanh nghiệp đã chuẩn bị.
- Hình ảnh, tài liệu hoặc thông tin sản phẩm nào cần bổ sung.
- Nội dung nào cần đơn vị thiết kế hỗ trợ định hướng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các câu hỏi cần chuẩn bị trước khi làm website trong bài viết 10 câu hỏi trước khi thiết kế website doanh nghiệp cần trả lời.
4. Thiếu tiêu chí đánh giá kết quả bàn giao
Một brief rõ ràng nên cho biết doanh nghiệp sẽ đánh giá website dựa trên những tiêu chí nào, chẳng hạn:
- Các trang quan trọng đã được triển khai đầy đủ.
- Nội dung đã được cập nhật đúng yêu cầu.
- Giao diện phù hợp với định hướng thương hiệu.
- Các chức năng cần thiết hoạt động theo phạm vi đã thống nhất.
Tiêu chí đánh giá giúp quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và đơn vị thiết kế có cơ sở cụ thể hơn.
Khung brief thiết kế website doanh nghiệp tham khảo
Một brief thiết kế website có thể được xây dựng theo các nhóm thông tin sau:
| Nhóm thông tin | Nội dung nên mô tả |
|---|---|
| Tổng quan doanh nghiệp | Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gì |
| Mục tiêu website | Website cần hỗ trợ mục tiêu kinh doanh hoặc hoạt động marketing nào |
| Khách hàng mục tiêu | Nhóm khách hàng chính, nhu cầu và thông tin họ quan tâm |
| Sản phẩm/dịch vụ | Danh sách sản phẩm, dịch vụ cần giới thiệu và điểm cần làm rõ |
| Nội dung website | Các trang cần có, tài liệu, hình ảnh, nội dung đã chuẩn bị |
| Cấu trúc website | Các nhóm trang chính, cách tổ chức thông tin để người dùng dễ tìm kiếm |
| Yêu cầu chức năng | Những chức năng doanh nghiệp thực sự cần sử dụng |
| Nhận diện thương hiệu | Logo, màu sắc, phong cách hình ảnh hoặc định hướng thương hiệu hiện có |
| Tiêu chí đánh giá | Những yếu tố dùng để xem xét website đã đáp ứng yêu cầu hay chưa |
Ngoài việc chuẩn bị brief, doanh nghiệp cũng nên đánh giá hiện trạng nếu đang làm lại website cũ. Việc rà soát nội dung hiện có, điểm chưa phù hợp và mục tiêu thay đổi sẽ giúp quá trình làm mới website có định hướng rõ hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Đánh giá mức độ sẵn sàng làm website.
Những lỗi thường gặp khi viết brief thiết kế website
Chỉ tập trung vào tính năng thay vì trải nghiệm khách hàng
Một danh sách tính năng chưa giải thích được lý do doanh nghiệp cần chúng. Ví dụ, thay vì chỉ yêu cầu “có chatbot”, doanh nghiệp nên xác định chatbot phục vụ nhu cầu nào như hỗ trợ giải đáp câu hỏi hay hướng dẫn khách hàng tìm thông tin.
Mô tả website bằng cảm tính
Các yêu cầu như “đẹp”, “chuyên nghiệp”, “hiện đại” có thể khó đánh giá nếu không đi kèm định hướng cụ thể.
Doanh nghiệp nên mô tả thêm:
- Phong cách mong muốn.
- Đối tượng khách hàng hướng đến.
- Những website tham khảo nếu có.
- Điểm nào phù hợp hoặc chưa phù hợp trong các mẫu tham khảo.
Chưa xác định nội dung trước khi thiết kế
Thiết kế và nội dung có liên quan chặt chẽ. Khi nội dung chưa rõ, việc xây dựng bố cục website có thể khó đạt đúng mục tiêu ban đầu.
Với doanh nghiệp mới thành lập, việc xác định thông tin cần chuẩn bị càng quan trọng để tránh thiếu dữ liệu trong quá trình triển khai. Có thể tham khảo thêm nội dung về Thiết kế website cho doanh nghiệp mới thành lập.
Câu hỏi tự kiểm tra trước khi gửi brief cho agency thiết kế website
Trước khi gửi brief, doanh nghiệp có thể tự rà soát bằng các câu hỏi sau:
- Tôi đã mô tả rõ mục tiêu chính của website chưa?
- Tôi đã xác định nhóm khách hàng cần phục vụ chưa?
- Tôi có biết khách hàng cần xem những thông tin nào trước khi liên hệ không?
- Tôi đã chuẩn bị danh sách sản phẩm, dịch vụ và nội dung cần đưa lên website chưa?
- Tôi đã xác định các trang quan trọng cần có chưa?
- Tôi có phân biệt đâu là yêu cầu bắt buộc và đâu là mong muốn bổ sung chưa?
- Tôi đã có tiêu chí để đánh giá website sau khi hoàn thành chưa?
Nếu chưa rõ cách chuyển nhu cầu kinh doanh thành tài liệu yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Yêu cầu thiết kế website doanh nghiệp để có thêm góc nhìn khi chuẩn bị thông tin.
Kết luận: Một brief tốt giúp doanh nghiệp và đơn vị thiết kế hiểu cùng một mục tiêu
Brief thiết kế website doanh nghiệp cần có gì không chỉ là danh sách trang và tính năng. Một brief hiệu quả cần thể hiện mục tiêu kinh doanh, khách hàng, nội dung, phạm vi yêu cầu và tiêu chí đánh giá để hai bên có cơ sở trao đổi rõ ràng hơn.
Trước khi bắt đầu dự án website, doanh nghiệp có thể chuẩn bị brief theo các nhóm câu hỏi trên và liên hệ FarmWeb247 để được xem xét nhu cầu thực tế, phạm vi mong muốn và phương án triển khai phù hợp.
