Website doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu gì trước khi bắt đầu thiết kế?
Làm website doanh nghiệp thường không bắt đầu từ việc chọn giao diện hay màu sắc, mà bắt đầu từ việc chuẩn bị thông tin để đội ngũ thiết kế hiểu đúng doanh nghiệp, sản phẩm và mục tiêu cần thể hiện.
Tài liệu cần chuẩn bị khi làm website doanh nghiệp có thể bao gồm nội dung giới thiệu, danh sách dịch vụ, hình ảnh, logo, thông tin liên hệ, tài liệu sản phẩm và các yêu cầu về cấu trúc trang. Khi những thông tin này được tổng hợp rõ ràng, quá trình trao đổi, xây dựng demo và chỉnh sửa website sẽ có cơ sở cụ thể hơn.
Nếu doanh nghiệp chưa biết bắt đầu từ đâu, có thể tham khảo thêm các câu hỏi định hướng trong bài viết về câu hỏi trước khi làm website để xác định mục tiêu và nhu cầu trước khi triển khai.
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu cơ bản nào trước khi làm website?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị nhóm tài liệu thể hiện rõ thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ, hình ảnh và thông tin liên hệ để đơn vị thiết kế có cơ sở xây dựng nội dung và giao diện phù hợp.
Nội dung giới thiệu doanh nghiệp
Phần giới thiệu giúp người truy cập hiểu doanh nghiệp là ai, đang cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gì. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị:
- Tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu sử dụng trên website.
- Nội dung giới thiệu tổng quan.
- Thông tin về lĩnh vực hoạt động.
- Điểm nổi bật trong cách doanh nghiệp phục vụ khách hàng.
- Các nội dung giới thiệu khác mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
Không cần viết nội dung quá dài ngay từ đầu. Điều quan trọng là thông tin cần chính xác, dễ hiểu và phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ
Doanh nghiệp nên tổng hợp các sản phẩm, dịch vụ dự kiến đưa lên website, bao gồm:
- Tên sản phẩm/dịch vụ.
- Mô tả ngắn.
- Đặc điểm chính.
- Hình ảnh minh họa nếu có.
- Tài liệu liên quan để tham khảo.
Với doanh nghiệp có nhiều nhóm dịch vụ, việc phân loại trước sẽ giúp việc xây dựng cấu trúc website rõ ràng hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn về cấu trúc website doanh nghiệp để hình dung các nhóm trang cần chuẩn bị.
Hình ảnh sử dụng trên website
Hình ảnh ảnh hưởng trực tiếp đến cách website thể hiện thương hiệu. Doanh nghiệp nên tập hợp:
- Logo phiên bản đang sử dụng.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Hình ảnh đội ngũ, văn phòng hoặc hoạt động doanh nghiệp nếu có và phù hợp.
- Hình ảnh thương hiệu muốn sử dụng trên các khu vực chính của website.
Nếu chưa có đầy đủ hình ảnh, doanh nghiệp có thể trao đổi trước với đơn vị thiết kế để xác định những phần cần bổ sung hoặc phương án nội dung phù hợp.
Thông tin liên hệ
Website cần có thông tin để khách hàng biết cách kết nối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Số điện thoại liên hệ.
- Email sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
- Địa chỉ hoặc thông tin liên hệ mà doanh nghiệp muốn công bố.
- Các kênh liên hệ khác nếu có.
Các thông tin này cần được kiểm tra lại trước khi website được đưa vào sử dụng để tránh sai lệch.
Tài liệu sản phẩm và tài liệu tham khảo
Với những ngành hàng có sản phẩm kỹ thuật, dịch vụ chuyên môn hoặc nhiều thông tin chi tiết, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm:
- Catalogue hoặc tài liệu giới thiệu sản phẩm nếu có.
- Hình ảnh, thông số hoặc mô tả sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp.
- Các tài liệu nội bộ có thể dùng làm nguồn tham khảo khi xây dựng nội dung.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải có đầy đủ mọi tài liệu ngay từ đầu. Tuy nhiên, việc xác định tài liệu nào đã có và tài liệu nào cần bổ sung sẽ giúp dự án website dễ kiểm soát hơn.
2. Làm sao kiểm tra tài liệu đã đủ để bắt đầu thiết kế website?
Doanh nghiệp có thể kiểm tra mức độ sẵn sàng bằng cách đối chiếu từng nhóm thông tin cần thiết với mục tiêu website.
Một bộ tài liệu tương đối sẵn sàng thường trả lời được các câu hỏi sau:
| Nội dung cần kiểm tra | Câu hỏi rà soát |
|---|---|
| Mục tiêu website | Website dùng để giới thiệu doanh nghiệp, giới thiệu dịch vụ, bán hàng hay phục vụ mục đích khác? |
| Đối tượng khách hàng | Website muốn cung cấp thông tin cho nhóm khách hàng nào? |
| Dịch vụ/sản phẩm | Danh sách sản phẩm, dịch vụ đã được phân loại rõ chưa? |
| Nội dung | Các trang giới thiệu, dịch vụ, liên hệ đã có thông tin cơ bản chưa? |
| Hình ảnh | Logo, hình ảnh sản phẩm và hình ảnh thương hiệu đã được tập hợp chưa? |
| Liên hệ | Thông tin liên hệ hiển thị trên website đã được xác nhận chưa? |
Ngoài việc chuẩn bị tài liệu, doanh nghiệp cũng nên xác định trước các trang cần có trên website. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết về Làm website mới cần chuẩn bị gì? 5 bước bắt đầu cho doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp hình dung các bước chuẩn bị cơ bản.
3. Nếu chưa có nhiều nguồn lực, nên ưu tiên chuẩn bị tài liệu nào trước?
Khi nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp nên ưu tiên những tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng nội dung và định hướng thiết kế website.
Thứ tự ưu tiên có thể bắt đầu như sau:
1. Thông tin về doanh nghiệp và dịch vụ chính
Đây là nhóm nội dung giúp đơn vị thiết kế hiểu doanh nghiệp đang cung cấp gì và cần truyền tải điều gì trên website.
Ưu tiên chuẩn bị:
- Giới thiệu ngắn về doanh nghiệp.
- Danh sách dịch vụ/sản phẩm chính.
- Những thông tin khách hàng cần biết trước khi liên hệ.
2. Logo và hình ảnh nhận diện
Logo giúp xác định phong cách thương hiệu trên website. Nếu doanh nghiệp đã có bộ nhận diện, nên cung cấp các tài liệu đang sử dụng để đảm bảo tính thống nhất.
3. Thông tin liên hệ
Đây là nhóm thông tin cần được xác nhận rõ trước khi website hoàn thiện.
4. Nội dung chi tiết có thể bổ sung sau
Các nội dung chuyên sâu, bài viết hoặc tài liệu mở rộng có thể được tiếp tục cập nhật trong quá trình quản trị website nếu doanh nghiệp chưa thể chuẩn bị ngay.
4. Checklist tài liệu cần chuẩn bị khi làm website doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể tự rà soát theo checklist sau:
Thông tin doanh nghiệp
- Tên thương hiệu/doanh nghiệp đã xác định.
- Nội dung giới thiệu tổng quan đã có.
- Thông tin về lĩnh vực hoạt động đã được tổng hợp.
Sản phẩm và dịch vụ
- Danh sách sản phẩm/dịch vụ chính.
- Mô tả cơ bản cho từng nhóm sản phẩm/dịch vụ.
- Hình ảnh hoặc tài liệu liên quan nếu có.
Nhận diện thương hiệu
- Logo.
- Hình ảnh thương hiệu.
- Các tài liệu nhận diện đang sử dụng.
Thông tin liên hệ
- Số điện thoại.
- Email.
- Thông tin liên hệ muốn hiển thị trên website.
Định hướng website
- Mục tiêu chính của website.
- Nhóm khách hàng hướng đến.
- Các trang hoặc nội dung doanh nghiệp mong muốn có trên website.
Việc chuẩn bị checklist trước khi làm website không chỉ giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin đầy đủ hơn mà còn giúp quá trình trao đổi về phạm vi công việc, nội dung và phương án triển khai rõ ràng hơn.
5. Chuẩn bị tài liệu website có liên quan gì đến SEO và vận hành sau này?
Tài liệu được chuẩn bị từ đầu có thể trở thành nền tảng để xây dựng nội dung website và kế hoạch phát triển sau khi website hoàn thiện.
Doanh nghiệp nên quan tâm đến việc tổ chức nội dung rõ ràng, mô tả đúng sản phẩm/dịch vụ và duy trì cập nhật thông tin phù hợp với hoạt động thực tế. SEO nền tảng, quản trị nội dung và các hoạt động phát triển website thường cần bắt đầu từ một hệ thống thông tin được chuẩn bị có mục tiêu.
FarmWeb247 cung cấp các dịch vụ liên quan đến thiết kế website doanh nghiệp, landing page, SEO tổng thể, quản trị và sáng tạo nội dung, nhận diện thương hiệu và phòng marketing thuê ngoài. Quy trình thiết kế website được công bố gồm các bước tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, xây dựng demo, chỉnh sửa, kiểm thử, triển khai và hỗ trợ.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị làm website mới hoặc làm lại website hiện có, hãy liên hệ FarmWeb247 để cùng xem xét nhu cầu, phạm vi tài liệu cần chuẩn bị và phương án triển khai phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
